Suggerimenti utili? (scrivere email senza far/si male;-)
Nell’e-mail si può apprezzare l’indissolubile intreccio fra perizia e tecnologia. Scrivere una mail equivale solo in parte a scrivere una lettera. A volte la formalità si riduce, al punto da farci inviare email che sembrano sms, appunti stesi di getto (più simili a flussi di coscienza, difficili da interpretare).
Ci sono suggerimenti utili, truccologie da tenere a mente?
- Prestare attenzione al destinatario ed alla relazione che intercorre (non solo a quella attesa).
- Non c’è nulla fuori dal testo e del paratesto. Il paratesto è quel testo (a volte trascurato) che fa da contorno al messaggio che intendiamo inviare. I destinatari vi possono leggere informazioni di servizio. Una mail non è dunque solo il testo, ma anche l’intestazione (in parte automatica), i destinatari diretti (A:) o indiretti (CC:), l’oggetto, il livello di priorità, la data e l’orario di invio… Ogni particolare viene considerato ed è latore di senso e di una qualche intenzione consapevole o inconsapevole.
- L’e-mail è una lettera: potrà essere cancellata, archiviata o rimanere nel programma di posta. E potrà anche essere re-indirizzata (ahinoi: scripta manent, email ‘sfugent’ ;-/
Meglio una cosa alla volta
Nello scrivere email una regola base, dettata forse solo dalla fatica di decifrare, scomporre e rimontare messaggi, suggerisce di trattare una questione alla volta. Per più ragioni.
- Un titolo (oggetto) e un contenuto alla volta facilitano la lettura e la messa a fuoco del tema affrontato.
- È più facile poi l’elaborazione e la risposta alle eventuali richieste.
- È meno complesso interagire e rilanciare con nuove proposte.
- Inoltre trattare una cosa alla volta facilita l’archiviazione e l’eventuale recupero successivo.
Nella complessità della comunicazione virtuale può essere sensato cercare in qualche modo di semplificare. L’indicazione basic potrebbe essere “uno-in-uno”: un argomento in un unico vettore (se possibile).
Un caso limite: allegati con il nulla intorno (la cosa fa pensare!)
Perché è inaccettabile un’e-mail vuota con i soli allegati?
Davvero ci aiuta ricevere del materiale senza una presentazione, senza una breve mappa che favorisca la lettura e anticipi in sintesi i principali contenuti?
Succede di mandare un allegato ‘al volo’, in diretta, mentre si è al telefono o si lavora gomito a gomito con un collega. Tuttavia l’oggetto, un’apertura seppur rapida, un accenno al materiale accluso e una firma rubano un secondo ma lasciano una traccia di sé. Una traccia che ha un senso nella concreta relazione, nel caso in cui la mail venga archiviata o inoltrata ad altri.
Una finezza?
Una perdita di tempo?
Dipende dai punti di vista.
Ridurre il numero delle mail (se possibile)
Corriamo il rischio di moltiplicare le mail in circolazione in modi diversi: replicando senza freno, rilanciando a più destinatari diretti o per conoscenza. Di per sé ciascuno si regola nelle interazioni conversazionali e decide come rispettare i turni di parola in relazione alla propria sensibilità e a ciò che gli interlocutori consentono. Tuttavia inondare di mail la platea dei colleghi, includere sempre tutti, per coinvolgere tutti, e a tutti i costi, potrebbe rivelarsi una strategia comunicativa controproducente (il cestino è il suo destino).
Dare riscontro
A volte ci pensano le ricevute di risposta (e di lettura). Per chi non le apprezza e non le usa, e in generale per chi vuole costruire comunicazioni che riservano una certa attenzione alle relazioni, la risposta ad una mail e la chiusura comunicativa può avere senso (grazie rimane una parola magica;-)
One comment on “Suggerimenti utili? (scrivere email senza far/si male;-)”
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