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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Formarsi per scrivere al lavoro: funzionerà? (#prendifiatolab)

Indecifrabile?

Indecifrabile?

Ci sono opinioni differenti.
Nel corso di un seminario sulla riorganizzazione di alcuni servizi pubblici, si è discusso se fosse utile o meno fare formazione per sviluppare competenze di scrittura utilizzabili in contesti di lavoro. La questione pone alcuni interrogativi. Provo a ricapitolarli e a dire la mia.

1. Confrontando le posizioni contro e pro

.

Ecco le questioni… Qui i ‘contro’ Questi i ‘pro’
1.1. Scrivere per lavoro è un’altra cosa? No, sempre di scrittura si tratta. Le differenze – se davvero ci sono – si imparano lavorando. Sì, contesti diversi implicano regole e usi specifici della lingua e della scrittura, forme di comunicazione che hanno regole specifiche (che si possono imparare).
1.2. Servono competenze specifiche per scrivere nei contesti lavorativi? No, perché tutti (più o meno) già padroneggiamo la scrittura. Basta quindi una buona competenza scolastica per affrontare la scrittura nelle situazioni di lavoro. Non solo si possono estendere le capacità apprese, ma problematizzando la scrittura in uso nei propri contesti lavorativi si potenzia l’efficacia comunicativa.
1.3. Fare formazione sulla scrittura professionale produce risultati?
  • No, perché si hanno già le competenze di base.
  • No, perché se non si hanno le competenze di base è troppo impegnativo.
  • No, perché è faticoso e richiede tempo.
  • No, perché ci si aspetta che avvengano cambiamenti radicali e rapidi nel modo di lavorare.

 

Sì, i risultati ci sono, a condizione di:

  • non pretenderli immediati e risolutivi;
  • considerare che riflettere predispone al cambiamento;
  • dare indicazioni concrete da usare nell’operatività;
  • immaginare miglioramenti graduali.

 

1.4. Ci sono scorciatoie per imparare rapidamente? No. Chi partecipa si aspetta risultati strabilianti in poco tempo, mentre scrivere è una competenza che si acquisisce con un lavoro paziente. Sì, le tecniche possono venire apprese, e anche alcuni trucchi del mestiere. E questi apprendimenti sono tanto più efficaci quanto più sono collegati al riesame di pratiche ed esperienze.

Esiste una competenza nello scrivere specifica per gli ambiti professionali?

Al lavoro si scrive molto e scrivere è una competenza data per scontata sia in senso generale (nei cicli scolastici lo studio della madrelingua non è certo mancato), sia perché alla fine lavorando si impara.
Quindi tutti sappiamo scrivere, e in ogni caso la scrittura che usiamo viene indirizzata dai canoni che, nelle specifiche situazioni lavorative, si consolidano e si impongono.
Eppure le scritture prodotte per lavoro non sono sempre efficaci:

  • a volte non esprimono con chiarezza i concetti,
  • a volte prendono molto tempo e non raggiungono gli obiettivi informativi o comunicativi che stavano all’origine di quel particolare testo,
  • a volte irritano o provocano incidenti diplomatici fra colleghi e nei gruppi di lavoro).

La scrittura professionale è un sottoinsieme della scrittura in generale, non fosse altro perché è una scrittura fatta per chiedere, proporre, ricordare, convocare, disdire, ringraziare, rifiutare, collaborare, promuovere, indirizzare, configgere, elaborare… Competenze sofisticate, localizzate, che non sono solo tecniche, scrittorie, ma nascono dall’incontro fra il saper scrivere e l’utilità in situazione di quello scrivere e delle scritture che vengono prodotte.
I contesti, le finalità e gli obiettivi organizzativi, le esigenze comunicative, i rapporti fra gli attori coinvolti, sono fattori che investono le tecniche, i generi, i mezzi, le forme, i supporti determinano testi e usi dei testi localizzati e intenzionati. Di questo si può ragionare, su questo si può sperimentare, migliorare, costruire indicazioni per facilitare le attività scrittorie.

Esiste una competenza nello scrivere specifica per gli ambiti professionali?

La scrittura viene plasmata dai contesti nei quali viene impiegata, attraverso il suo uso agisce su di essi modificandoli. Al lavoro si scrivere (anche) per condividere e sviluppare conoscenze, dando forma a problemi, identificando questioni sulle quali collaborare, fissando accordi e regole operative, discutendo, e costruendo una memoria organizzativa. Per questo sono utili competenze specifiche per scrivere nei contesti lavorativi: competenze di scrittura calate nei contesti lavorativi. Non stiamo dunque parlando di un astratto bello scrivere, ma di uno scrivere efficace che incida sulla realtà. Stiamo proponendo di considerare la scrittura professionale come un insieme di pratiche che possono favorire il funzionamento dell’organizzazione e i rapporti con gli interlocutori. E se si è d’accordo sull’influenza reciproca tra scrittura e ambienti di lavoro, allora agire sulla scrittura significa anche agire sui contesti professionali.

La formazione sulla scrittura lavorativa è perdita di tempo?

Il nodo c’è e le obiezioni sono duplici:

  • Fare formazione sulla scrittura richiede impegno da parte di chi partecipa, mentre spesso le aspettative sono di imparare rapidamente una serie di tecniche risolutive. Se dunque il lavoro e l’impegno necessari per migliorare sono consistenti, un breve ciclo formativo potrebbe addirittura rivelarsi uno spreco di risorse?
  • Fare formazione aiuta (forse), ma non incide davvero sui comportamenti personali e organizzativi; per ottenere effetti duraturi è richiesto uno sforzo così intenso da essere troppo oneroso e un tempo così lungo da essere insostenibile (anche economicamente). Se cambiare il modo di scrivere implica cambiare anche un po’ il modo di vedere le cose e di farle, allora, qualcuno sostiene che la partita è persa e che non vale la pena investire risorse…

Ci sono scorciatoie per imparare rapidamente?

Ci sono indicazioni, suggerimenti, scorciatoie? Sì ci sono trucchi del mestiere, suggerimenti per cavarsi di impaccio, per fare meglio. Una dimensione di maggiore controllo della pratica può essere sviluppata, a volte vi è qualcosa di non facilmente codificabile (o che non si sa essere già stato codificato), qualcosa che appartiene alla sfera delle pratiche artigiane, indicazioni non formalizzate che possono venire raccontate o – ancora meglio – mostrate se c’è l’occasione di lavorare fianco a fianco, davanti a uno stesso video, o lontani, connessi in una medesima sessione di lavoro.

2. (Per me) fare formazione sulla scrittura ha senso ed è utile!

In concreto come si può lavorare?

Bastano quattro o cinque mezze giornate per cambiare modo di lavorare?
Dipende.
Dipende dalla disponibilità a riconsiderare le proprie aspettative, dalla attenzione e dalla curiosità.
Forse in quattro o cinque giornate non si diventa esperti maestri d’arte. Ma se non è questa la richiesta, e se l’obiettivo invece è quello di considerare il proprio modo di scrivere (nel contesto del proprio modo di lavorare) e il modo di scrivere dei propri circuiti professionali (nei contesti delle realtà organizzative con le quali si lavora) allora alcune mezze giornate sono l’occasione per avviare un cambiamento. A volte sono i dirigenti a costruirsi aspettative palingenetiche, a volte le stesse persone interessate a partecipare che partecipano ai laboratori immaginando che si otterranno risultati straordinari.
No, di norma le cose non si trasformano per incanto.

Osservarsi

Quello che succede in concreto nei laboratori formativi sulla scrittura professionale è che ci si prende un po’ di tempo, non sempre il tempo che si vorrebbe o che sarebbe necessario, ma in ogni caso un tempo prezioso. Un tempo per esaminare da vicino le proprie consuetudini scrittorie, le soluzioni adottate, le ragioni, gli effetti alle volte incomprensibili e i disappunti a cui non ci si abitua mai. Si prova a fare una mappa delle scrittura professionali che vengono prodotte nel lavoro, a chi si rivolgono, come prendono forma, che effetti desiderati e indesiderati producono. Insomma si parte dalle pratiche e di quali pensieri incorporano e anche di quali effetti determinano.
L’obiettivo è chiedersi qual è il livello di confort che ciascuno/a prova nel ricevere email, lettere, sms, relazioni, documenti, post-it, note, promemoria, testi… non sempre desiderati né facilitanti il lavoro da svolgere.
Chissà perché chi scrive avrà scelto quella soluzione?
Ci saranno altre modalità per scrivere, spiegarsi, farsi capire, promuovere collaborazione e condivisione di informazioni e conoscenze.
Il lavoro di ricerca parte dalla realtà [e di solito si ride e ci si stupisce, e a volte si viene colpiti da intuizioni inaspettate].

Appigli teorici (con moderazione)

La teoria è una roccia friabile. Non mancano gli appigli, ma conviene non sentirsi sicuri. Di solito arriviamo ai laboratori con una buona provviste di slides. Non sempre aiutano, non sempre vengono davvero gustate, ma non c’è formazione che non reclami la sua dose di slides. E nel tempo ci siamo convinti che anche le slides (in quanto scritture verticali) un loro perché ce l’hanno. Anche se continuiamo a pensare che vadano consumate con moderazione.

Costruirsi gli strumenti da sé

Una delle questioni che nei laboratori di formazione proviamo a trattare riguarda i possibili miglioramenti che si possono introdurre (che si può pensare di introdurre) nelle scritture concretamente in uso. Con questo obiettivo abbiamo nel tempo prodotto cose diverse: nuovi format e nuovi layout, accordi di scrittura, promemoria, decaloghi, e qualche riflessione.

Truccologie

Truccologie è una parola che mi piace: mi piace il suono e mi piace l’idea. Il suono: è una parola lunga ma non noiosa. E mi piace l’idea che ci possa essere una disciplina rigorosa che studia i trucchi del mestiere, le competenze, gli espedienti, le conoscenze tacite che si imparano guardando, domandando, provando e riprovando.

3. Ad esempio

Ad esempio un laboratorio rivolto a personale amministrativo di una azienda sanitaria

Riprendo di seguito i passaggi salienti di un laboratorio formativo progettato su richiesta dell’ufficio personale di una azienda sanitaria e rivolto al personale amministrativo dei settori ragioneria, economato, risorse umane, contratti, informatica, accreditamento).

Finalità del laboratorio formativo

Queste le finalità concordate:

  • consentire una presa di distanza dal lavoro quotidiano, per riflettere su cosa si fa quando si scrive nell’ambito delle funzioni e dei compiti amministrativi;
  • esplicitare quadri teorici e di senso relativi alle pratiche di scrittura professionale, per migliorare la comprensione dei loro effetti e della loro efficacia;
  • ri-leggere le esperienze professionali e organizzative dei partecipanti in relazione ai compiti di scrittura;
  • costruire indicazioni per ripensare utilizzi e pratiche di scrittura all’interno della propria organizzazione.

In sintesi: ripensare le pratiche professionali in uso, confrontarsi su criticità e soluzioni sviluppate, definire format e modalità per rendere le diverse tipologie di testi più rispondenti alle esigenze comunicative.

Obiettivi

Questi gli obiettivi concordati:

  • stimolare i partecipanti a riflettere sulle pratiche di scrittura (modalità di redazione, revisione, trasmissione, risposta) e sui prodotti della scrittura professionale (impostazione, contenuto e tono dei testi);
  • perfezionare l’impostazione di alcune tipologie di documenti professionali prodotti – anche costruendo nuovi layout – così da potenziarne l’efficacia comunicativa e contemporaneamente promuovere l’immagine dell’organizzazione;
  • migliorare la comunicazione scritta attraverso un percorso che favorisca lo sviluppo di competenze professionali condivise.

Metodologia formativa

Il laboratorio propone un approccio formativo che alterna:

  • presentazione di quadri concettuali introduttivi e di sintesi;
  • attività individuali (analisi di documenti e produzione di testi);
  • attività di gruppo (esame di casi, discussione, produzione di bozze);
  • confronto in plenaria su materiali, riflessioni, proposte.

In avvio del laboratorio di formazione è previsto un momento di messa a punto del percorso formativo così da proporre attività e contenuti rispondenti alle esigenze dei partecipanti.
I riferimenti nella conduzione del laboratorio di formazione sono la psicologia positiva nei sistemi organizzativi, al work engagement lavorativo, alla mindfulness organizzativa propria delle organizzazioni affidabili.
I materiali che verranno prodotti verranno raccolti e resi disponibili in uno spazio virtuale accessibile ai partecipanti, costituendo così una repository per lo scambio di materiali, letture, riferimenti e link.

Attività

Con le persone che partecipano alla formazione:

  • verrà definita una mappa delle diverse tipologie di testi prodotte nell’ambito dell’attività lavorativa (ad esempio lettere, circolari, relazioni, verbali, e-mail, moduli, comunicazioni interne, ecc…) per individuare aspetti di criticità e possibili aree di miglioramento;
  • alcune di queste tipologie di scritti professionali (quelle che verranno individuate come prioritarie da considerare e migliorare) verranno analizzate, a partire da esempi concreti forniti dai partecipanti, riguardo all’impostazione generale, alle scelte lessicali, alle strutture sintattiche, ai contenuti espressi e alla forma grafica;
  • attraverso un concreto lavoro di revisione e riscrittura di testi e layout, condotto in sottogruppo e poi discusso in plenaria, verranno predisposti modelli e format di documenti adottabili.

La proposta prevede la costituzione di gruppi di lavoro così da evitare l’interruzione dell’attività di ufficio. Complessivamente ciascun partecipante prenderà parte a cinque unità formative di mezza giornata, con un impegno richiesto sufficientemente esteso da consentire il raggiungimento di risultati concreti.

4. A posteriori

La questione se la formazione sulla scrittura sia utile o meno, può anche essere affrontata da due prospettive che non ho considerato, e che accenno…

  • per un verso si tratta di rispondere alla domanda più complessiva se la formazione (rivolta agli adulti) in generale sia utile.
  • per altro verso si tratta di a considerare quali esigenze si celino dietro aspettative urgenti e  trasformative (se non palingenetiche), che accompagnano la richiesta di molti percorsi di formazione.

La storia non finisce qui.

5. Riferimenti

Roman K., Raphaelson J., Writing that works. How to communicate effectively in business, HarpersCollins, 2000.
Anne-Laure Fayard, Anca Metiu, The Power of Writing in Organizations. From Letters to Online Interactions, Routlege, 2012.

6. Credits

Ho preso l’infografica pubblicata qui sotto dal blog Think Visible di Guilhem Tamisier.

Infopraphics of Mersenne's network, by Guilhem Tamisier - Think Visible (2010).

Infopraphics of Mersenne’s network, by Guilhem Tamisier – Think Visible (2010).

2 comments on “Formarsi per scrivere al lavoro: funzionerà? (#prendifiatolab)

  1. Mainograz
    15 November 2013

    Ciao Annarita,
    dalla tua riflessione traggo lo spunto che fare formazione non è una cosa inutile.
    Se consente di sviluppare competenze che durano nel tempo (e se permette di battere i mariti due a uno, palla al centro?).

    A domani;-)
    Graziano

  2. Annarita
    14 November 2013

    Molto interessanti come quasi tutti i tuoi post, ma appena letto mi è venuto in mente anche l’importanza della lettura veloce. Ho una esperienza diretta di questa. Me ne accorsi un giorno in cui io è mio marito leggevamo lo stesso articolo che lui aveva tra le mani. Io ero già alla fine mentre lui era a metà solamente. Avevamo cominciato tutti e due nello stesso momento. fu così che mi resi conto, molti anni fa che il correggere compiti fino alle due di notte, il leggere interi libri di autori contemporanei anche se avevo da amministrare la casa, e leggerli dopo che avevo digerito in gioventù tutta la letteratura classica italiana, americana ed un po’ di quella francese aveva affinato in me le capacità di lettura veloce come non avrei mai immaginato. Dopo molto tempo lessi un trattato che pretendeva di spiegare scientificamente le tecniche di lettura veloce e così imparai anche che lo sguardo abbraccia la riga per intero e subito
    dopo legge non parola per parola la frase, ma spezzandola in due tronconi, a destra e a sinistra. Sarà, ma io ancora oggi sfrutto bene queste mie capacità e me ne servo tutti i giorni. Annarita

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