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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

La fatica di prendere appunti per lavoro /7 – Appunti come modus operandi

Riprendo il filo dell’esplorazione sulla fatica di prendere appunti per lavoro. Come ho già segnalato nei precedenti post (1, 2, 3, 4, 5, 6, 9), per questa ricerca mi servo di alcuni passaggi che estraggo da Il ritorno del maestro di danza, crime story dello scrittore svedese Henning Mankell. Si tratta di citazioni che presentano situazioni di lavoro a partire dalle quali provo ricavare considerazioni e indicazioni.

screenshot

Appunti: una normale attività di lavoro

Gli appunti fanno parte delle routine di lavoro. In questo post in particolare provo ad abbozzare alcune risposte a tre domande riguardo agli appunti presi per lavoro:

  • Domanda1: Quando l’attenzione viene attivata e si cominciano a prendere appunti?
  • Domanda 2: Conviene cercare di annotare il più possibile (al limite della trascrizione) o piuttosto selezionare le informazioni all’origine, filtrando e assegnando rilevanza e priorità nel corso del processo stesso di redazione degli appunti?
  • Domanda3: Perché – e capita non di rado – le persone si presentano a incontri di lavoro senza penna, senza fogli né blocchi, o partecipano a riunioni senza prendere un minimo appunto?

Citazioni dal romanzo “Il ritorno del maestro di danza”

Giuseppe e Stefan – poliziotto incaricato delle indagini il primo e poliziotto in congedo per malattia il secondo – si recano da Elsa Berggren per interrogarla. La conversazione è tesa. La donna è una fiancheggiatrice di una associazione segreta di neonazisti svedesi. Giuseppe e Larsson hanno dei sospetti, ma manca loro il quadro d’insieme.

Fissare le novità

«Elsa Berggren esitò un attimo prima di rispondere. Giuseppe e Stefan di scambiarono uno sguardo rapidamente. Era evidente che era rimasta sorpresa nel sentir pronunciare quel nome.
“Ogni tanto parlava di una persona a Kalmar che si chiamava così. Herbert era nato e cresciuto lì. Wetterstedt era imparentato con un ex ministro della giustizia, quello che stato ucciso qualche anno fa. Credo che fosse un ritrattista. Ma non ne sono del tutto sicura”.
Giuseppe aveva preso un blocnotes e scriveva quello che la donna diceva.»
p. 194-195

Giuseppe si attiva non appena vengono introdotte informazioni di cui non era in possesso. Ciò che lo spinge a prendere nota è l’esigenza di fissare informazioni nuove, delle quali non è possibile al momento stabilire la rilevanza: nomi, contatti, piste da seguire… Chi conduce un’indagine, come chi sta seguendo un progetto o una attività, potrebbe essere sotto l’effetto Zeigarnik (Olivero e Russo, 2009, 128-129), trovarsi in uno stato tensione che mantiene attiva l’attenzione e la memoria e che induce a raccogliere e selezionare nuovi elementi, utili a completare il quadro (nel nostro caso ad approfondire l’indagine), fissandoli affinché non vadano persi.
Insomma prende appunti chi è direttamente coinvolto e impegnato a completare una attività, sollecitato a portare a termine un compito.

Affermare la presenza

«Il cellulare di Erik Johansson squillò. Era Giuseppe. Stefan udì Erik dirgli di non correre troppo in macchina.
“Ha già passato Brunflo” disse dopo aver chiuso la conversazione. “Ha chiesto di aspettarlo. Nel frattempo prenderò nota di quello che mi ha detto, signora Berggren. Dobbiamo dare la caccia a quell’uomo immediatamente.”»
p. 317

In questa seconda citazione prendere appunti ha una duplice funzione: da un lato tranquillizzare l’interlocutore, veicolando l’immagine di professionalità e trasmettendo il senso dell’impegno e dell’efficienza e dall’altro prendere appunti sembra servire a gestire l’attesa e a prendere tempo, a colmare un vuoto nei rapporti: la scrittura può essere usata per dilatare il tempo dell’attesa e rallentare lo sviluppo degli avvenimenti.

Riepilogare

«Il pilota aveva portato dei termos con caffè e dei panini. Rundström continuava a parlare alla radio. Stefan si teneva in disparte. Giuseppe stava ascoltando un tecnico che aveva controllato la casa e prendeva appunti. Si versò una tazza di caffè e si avvicinò a Stefan.
“Si direbbe che almeno siamo riusciti a sapere alcune cose” disse.
Posò cautamente la tazza di caffè su un masso e iniziò a sfogliare il suo blocnotes.
“Il proprietario della casa si chiama Kurt Frostengren e abita a Stoccolma. Viene qui d’estate, a Natalee a Capodanno e per sciare verso marzo. Altrimenti la casa resta vuota. L’ha ereditata da uno zio. Dunque, qualcuno è entrato e ci ha stabilito il suo quartier generale. Poi se n’è andato. Sa che Elsa Berggren ha visto il suo viso. E può anche intuire che noi abbiamo capito che è stato lui a prendere il mio conto al ristorante. Non dobbiamo sottovalutarlo, è un uomo che agisce a sangue freddo. Sa che lo stiamo cercando. Specialmente dopo l’aggressione.”
“Dove sta andando?”
Giuseppe rifletté prima di rispondere.
“Formulerei la domanda in modo diverso. Perché è tornato?”
“Perché ha ancora qualcosa da fare.”
“La domanda è solo una: cosa?”
“Vuole sapere chi ha ucciso Abraham Andersson. Ne abbiamo già parlato.”
Giuseppe scosse il capo.
“Non solo. Vuole qualcos’altro. Ha intenzione di uccidere l’assassino di Abraham Andersson.”
Giuseppe aveva ragione. Non poteva esserci un’altra spiegazione. Ma Stefan aveva un’altra domanda.
“Perché è così importante per lui?”
“Quando lo sapremo, allora capiremo tutto il resto.”
Rimasero in silenzio con lo sguardo fisso nella nebbia.»
p. 342

In questa terza citazione, non siamo nel vivo della scrittura di appunti, ma osserviamo piuttosto l’uso che degli appunti viene fatto dai due protagonisti. Gli appunti servono a costruire un quadro dell’evolversi degli avvenimenti, a riepilogare gli elementi salienti, a ritrovarli per collegarli fra loro, a porsi domande, a ragionare. Appunti per pensare, che forniscono elementi per costruire, articolare e sostenere ipotesi. Gli appunti danno il via ad uno scambio di riflessioni e di valutazioni. La prefigurazione di utilità, la consapevolezza che gli appunti saranno d’aiuto, potrebbe essere considerato una fattore di attivazione?

Fissare indicazioni operative

«Il telefono sulla scrivania squillò. Giuseppe alzò il ricevitore. Rimase in ascolto, allungò una mano e prese un blocnotes. Stefan gli passò la penna che era scivolata sul pavimento. Giuseppe annuì al telefono e guardò l’orologio.
“Partiamo subito” disse, e posò il ricevitore.»
p. 386

«“Gli avete chiesto la patente?”
Giuseppe scosse il capo sconsolato.
“E il numero di targa?”
Giuseppe telefonò a Erik Johanson e gli spiegò la situazione. Aspettò, rimase in ascolto e poi rimise il cellulare in tasca.
“La targa è ABB 303” disse. “Ma Erik non è sicuro delle cifre. La neve ha bagnato il suo taccuino. Le pagine si sono attaccate. Ha fatto un pessimo lavoro.»
p. 395

Appunti che hanno a che fare con il fissare informazioni operative, da recuperare successivamente, info che la memoria a breve termine non riesce a trattenere: un numero di telefono, una via, nomi, indicazioni operative… Si prendono appunti per operare, agire, intervenire. Appunti che hanno una intenzionalità chiaramente funzionale, immediata, che possono o non possono essere poi archiviati, ciò che conta è che vengano fissati: a margine di un articolo di giornale, su un post-it, su un blocnotes. Appunti con obiettivi pratici: supplire l’incapacità di ricordare informazioni e dati minuti e in quantità crescente.

Domanda 1: cosa innesca l’azione del prendere appunti?

Le situazioni che ho ripreso da Il ritorno del Maestro di danza forniscono alcuni indizi sulle ragioni che innescano il prendere appunti? Abbiamo incontrato le seguenti attivanti motivazioni:

  • per annotare elementi nuovi,
  • per qualificare la propria presenza e per gestire le relazioni con gli interlocutori,
  • per riepilogare e farsi guidare nel ragionamento,
  • per fissare e trattenere indicazioni operative.

Ma proprio le situazioni che abbiamo osservato ci forniscono ulteriori elementi da considerare. Gli appunti si prendono se si è coinvolti, interessati, se si intuisce che informazioni o dati che vediamo passarci davanti sono – o saranno – per noi rilevanti. Si annotano informazioni quando si è in gioco, anche nel senso di dover gestire i rapporti fra i soggetti presenti. Riemerge così che la pratica del prendere appunti non può essere ridotta a mera attività accessoria che sopperisce alle limitazioni mnemoniche. Prendere appunti è una azione sociale che segnala interesse e può essere utilizzata anche con scopi manipolatori nei confronti degli interlocutori: l’interesse può essere fittizio, mirare a catturare la benevolenza, a creare un clima collaborativo, a distrarre, a prendere tempo. Si prendono appunti per segnalare un ruolo, una presenza, un modo di stare in relazione con chi parla e con altri presenti (o che, anche successivamente, considereranno il nostro modo di stare in quella determinata situazione).

Prendere appunti è una attività dalla doppia natura: vi è qualcosa di cognitivo e qualcosa di sociale (la doppia natura degli appunti: scrittura personale e – in molti casi – scrittura pubblica). Nei brani riportati gli inneschi sono cognitivi: gli investigatori sono immersi in un processo di ricerca, sono in tensione, alla ricerca di informazioni che possano essere loro di aiuto per sviluppare le indagini e trovare alla fine il colpevole del brutale omicidio. La scrittura delle note viene attivata nel momento in cui emergono elementi non già conosciuti.

Ma abbiamo anche visto che si prendono appunti per uscire (o predisporsi ad uscire) dal disorientamento. Se posso prefigurarmi che i susseguirsi di accadimenti, di notizie, di azioni saranno poi rilevanti per comprendere (costruire un quadro comprensibile di ciò che è o sta accadendo), per comunicare, per riflettere, per decidere. Prendere appunti allora diventa la risposta più funzionale al complesso evolvere degli avvenimenti.

Domanda 2: come e dove prendere appunti?

Gli appunti sono una scrittura intermedia – apparentemente non esigente – veloce, soggettiva, ma non per questo meno utile, rilevante (come abbiamo già detto) o faticosa (come diremo poco oltre). Eppure la attenuata qualità dell’esito (scrittura veloce) non diminuisce la fatica perché prendere appunti richiede resistenza e concentrazione. Come e dove? Abbozzo qualche risposta a queste due macro questioni.

In particolare:

  • Meglio annotare, quasi registrare, o selezionare, scartando ciò che appare superfluo?
  • Meglio occupare l’intero spazio o lasciare spazio per le considerazioni immediate e/o successive?
  • Rimanere sul classico (carta) o usare (osare) misurarsi con un supporto digitale?

Verrebbe da pensare che scegliere tra la via della annotazione il più possibile completa o il fissare gli elementi chiave dipende dal grado di coinvolgimento, dalla competenza nelle questioni da ritenere, dalla padronanza nell’utilizzare in modo versatile i supporti scrittori, dalle prefigurazioni d’uso. Infatti lo sforzo di annotare tutto quello che viene detto o che si osserva dipende sia dalla conoscenza degli argomenti: più si è neofiti più noto la tendenza (in me e nelle persone che mi capita di osservare) a cercare di annotare il più possibile di quanto viene detto, con foga o con ordine, ma sempre mirando ad una trascrizione al grado massimo di fedeltà. Per contro al crescere della dimestichezza con i temi, del controllo sulle finalità dell’annotare, della capacità di immaginare l’uso degli appunti che si vanno fissando, più diventa facile selezionare gli elementi utili e trascurare aspetti superflui.

A proposito di come prendere appunti, vi sono indicazioni pratiche che meritano un loro spazio ad hoc. Di conseguenza riservo l’ultimo paragrafo alle ‘truccologie’ ed in particolare all’impiego delle superfici sulle quali si prendono appunti, così da considerare la possibilità che gli appunti possano essere presi ad un doppio livello, generando una ‘scrittura prima’ e una ‘scrittura seconda’.

Carta o digitale? La questione è delicata, complessa e anche soggettiva. Così come è possibile imparare a prendere appunti selettivi o copiativi, e si può imparare a prendere appunti riferiti ad appunti (vedi ultimo paragrafo), così si può imparare a fare a meno della carta, anche se della carta è quasi impossibile (e forse anche controproducente) privarsi. Dal mio punto di vista nulla dà così ampia libertà come un foglio di carta (non serve un foglio A4, basta anche un piccolo spazio e forse non serve neppure che sia intonso). Sulla carta ci si può muovere con un libertà che per essere raggiunta usando uno smartphone, un tablet o un portatile è richiesta un’elevata abilità nell’uso del dispositivo. Certo una soluzione che riproduca in qualche modo le convenzioni che si usano su carta si può inventare, ma la tastiera non eguaglia la scrittura a mano libera (ha altri vantaggi, ma tra le forme di scrittura, gli appunti mi sembrano quelli che risentono maggiormente dei vincoli tecnologici, salvo pennini…).

Domanda 3: perché alcune volte, al lavoro, non si prendono appunti?

Presenti o astanti ad incontri di lavoro? Al tavolo siedono le persone convenute invitate o in affiancamento (a volte mancano e chi partecipa è in sostituzione…) . Guardo le mosse preliminari: come ci si dispone all’avvio, come ci si prepara, cosa ci si porta, cosa si mette sul tavolo… Vi sono partecipanti che non hanno nulla con sé, non cavano nessuno strumento dalla borsa, siedono, le gambe incrociate, le mani in grembo, o si appoggiano al tavolo. Altri posano lo smartphone, qualcuno ha dei fogli, qualcuno apre il tablet o il pc portatile, qualcun ha in mano un quaderno o una cartelletta. A volte sul tavolo vi sono fogli e penne, altre volte no…
Perché non tutti prendono appunti, alcuni sì, altri no? La domanda, dal mio punto di vista, meriterebbe una piccola ricerca dedicata. Sostengo dunque le ipotesi che sto per avanzare con elementi percettivi.
Mettendo insieme gli spunti che ho raccolto si potrebbe abbozzare una sintesi delle cause che ostacolano il prendere appunti nel corso delle riunioni di lavoro:

  • Non si prendono appunti per stanchezza.
  • Non si prendono appunti per disinteresse.
  • Non si prendono appunti per mancanza di coinvolgimento (disengagement).
  • Non si prendono appunti perché la cultura organizzativa non incentiva adesione e impegno.
  • Non si prendono appunti perché nessuno chiedere resoconti minimamente circostanziati.

Prendere appunti è inoltre una attività che avvicina o che distanzia dall’immersione nei problemi e nel vivo dei processi lavorativi.

Per stanchezza
Prendere appunti è un’attività impegnativa, richiede quindi energie affinché sia un lavoro proficuo. Si tratta di una scrittura frutto di attenzione e di un particolare controllo scrittorio (o di trascrizione o di selezione). Non è certo una scrittura conclusiva (salvo non si voglia mandare poi direttamente una nota), ma prendere nota rimane un lavoro che richiede concentrazione e autocontrollo. E a volte si è proprio stanchi al punto da non farcela. Nella mia esperienza, quando non riesco a prendere appunti (ma dovrei) spesso c’è un problema di stanchezza fisica: il primo segnale è che non riesco a scrivere su supporto digitale, il segnale che la stanchezza è al limite è che non riesco neppure a scrivere su carta, o fisso note scadenti al punto da rinunciare.

Per disinteresse
Se giudico quello che sto facendo come qualcosa che non riguarda me, se non sono personalmente interessato, se la mia presenza è incidentale, se soggettivamente sento l’irrilevanza del momento, dell’avvenimento o dell’occasione in relazione a ciò che mi riguarda, succede che ha poco senso impegnarsi in una attività onerosa, che per di più esprime esattamente l’opposto di ciò che provo (disinteresse appunto). 

Per disimpegno
Non si prendono appunti per disimpegno (disengagement) dall’oggetto di lavoro, perché non ci si sente coinvolti (o non si è stati coinvolti), né si è responsabili di quella specifica attività oggetto della riunione. Il disimpegno è qualcosa di diverso dal disinteresse. Non si tratta di essere distanti dall’oggetto di lavoro quando di essere in contatto con un oggetto che è distante da me. Se non mi sento coinvolto in quello che viene detto o che sta avvenendo, se la mia presenza è accessoria, occasionale, non essenziale, se è irrilevante, inutile, se vi sono costretto o sono irritato, succede che non prendo appunti: mi rifiuto di partecipare ed esprimo questo mio disimpegno (sospetto di non essere l’unico a comportarmi così).

Per mancanza di abitudine
Gareth Morgan, nel capitolo in cui ragiona delle culture organizzative, cita una ricerca che ci può offrire uno spunto per considerare il senso del prendere (o meno) appunti in una prospettiva meno soggettiva o intersoggettiva e più culturale.

«Il personale era gentile e bene educato e disposto ad offrire aiuto ed assistenza quando ce ne fosse bisogno. Questa etica era rispecchiata in uno dei motti dell’azienda ‘diventiamo amici’. Comunque al di là di questa facciata di tipo amichevole e cooperativo, era riscontrabile una seconda dimensione della cultura organizzativa; questa seconda dimensione faceva apparire l’etica cooperativa come minimo superficiale. Gli incontri di natura ufficiale sembravano dominati dalla gentilezza ma anche da un generalizzato atteggiamento di disinteresse. Il personale difficilmente si lasciava coinvolgere in discussioni concrete e sembrava prendere poco sul serio quello che veniva detto. Ad esempio nessuno prendeva appunti e questi incontri venivano considerati come delle occasioni ritualistiche
p. 179
Gareth Morgan, Images. Le metafore dell’organizzazione, FrancoAngeli, 1999 (1997)

Se gli incontri sono momenti privi di significato, se le decisioni vengono prese altrove, allora non si tratta di essere disinteressanti o non riuscire a trovare un aggancio per sentirsi coinvolti. In questo caso è l’intera organizzazione che, nonostante le occasioni di incontro, non è davvero interessata a quello che accade o alle conseguenze che ne verranno. Perché allora darsi la pena di scrivere e annotare quello che viene detto o fatto?

A chi gioveranno?

E se prendo appunti, ma nessuno è davvero interessato a quello che scrivo? Non me li chiede il mio capo/a. è intile che li giri ai/lle colleghi/e. Al più prendo due note al volo, mi segno giusto i presenti e gli argomenti, per avere un puntello se mi chiedono come ho passato la mattinata. Appunti useless, appunti inutili, meglio non prendere appunti, tanto nessuno ne trarrà vantaggio.

Truccologie per prendere appunti per lavoro

Le truccologie solo in apparenza riguardano il saper fare. Quelli che seguono sono appunti per chiudere. Null’altro. Per comodità espositiva riformulo alcuni possibili vantaggi del prendere appunti per ragioni di lavoro, per poi dire di una modalità per prendere appunti che prevede un doppio registro (pratico e riflessivo).

Ho trovato l’elenco (p. 134-135) sulle funzioni della scrittura in Anthoprologie de l’écriture un testo a più mani curato Robert Lafont e pubblicato nel 1984 dal Centre Georges Pompidou. Me ne servo per provare a ricapitolare e a rilanciare. La scrittura avrebbe le seguenti funzioni, funzioni che per mia comodità riassegno alla scrittura di appunti, note, memo, ad una scrittura pratica, spesso intermedia

  • Funzione deittica
    gli appunti sono etichette (sintesi) di qualcosa che non è trattabile nella sua complessità, che è accaduto, a cui ci si può riferire, che esiste se indicato e collocato, mediante la scrittura, nel contesto.
  • Funzione mnemonica
    gli appunti servono a ricordare, a fissare elementi che viceversa verrebbero obliati.
  • Funzione espressiva
    gli appunti consentono a chi scrive di portare in evidenza (anche solo alla propria attenzione) cosa conta, cosa si è fissato, cosa ha fatto breccia.
  • Funzione strutturante
    gli appunti si possono riordinare e ciò che viene prima fissato e poi riformulato costituisce una impalcatura essenziale per costruire senso.
  • Funzione informativa
    alcuni dati sfuggono, si perdono, si confondono. Solo scritti conservano il loro valore informativo.

Come rendere più efficaci gli appunti, di modo che siano in grado di fare riferimento (etichettare) gli avvenimenti che trattengono, che ci aiutino a ricordare gli aspetti salienti di ciò a cui abbiamo assistito o che abbiamo ascoltato, che ci consentano almeno per noi che ci rivolgiamo a noi stessi di esprimerci con varietà, che ci aiutino a dare una forma sensata ai molteplici stimoli o segnali che abbiamo colto, che conservino informazioni che più avanti ci saranno utili?
Le indicazioni sono tre:

1. Prendere appunti a doppio livello (o su due parti del foglio o con una doppia penna). Si tratta di una modalità che consente di servirsi della scrittura per vedere. I doppi appunti sono utilissimi nella conduzione di gruppi di lavoro: sulla parte sinistra del foglio scrivo ciò che mi sembra importante annotare, ciò che viene detto o fatto; sulla parte destra del foglio fisso i miei pensieri, le mie considerazioni, quello che mi passa per la mente sia mentre appunto che successivamente. Creo così una stratificazione di appunti.

2. Riprendo gli appunti per sviluppare ragionamenti, per sintetizzare, fare ordine. Quando gli appunti sono la base per successive scritture, quando vanno oltre l’annotazione immediata, e servono per una ripresa riflessiva provo a riformularli, cercando di passare dal flusso a una forma di appunti per temi/schede: ad ogni foglio do un titolo e riporto gli appunti pertinenti.

«Perciò una parte dell’enunciato svolge la funzione di metalinguaggio, mentre un’altra funge da linguaggio oggetto, vale a dire da oggetto della presentazione, ri-presentazione, interpretazione o commento metalinguistici.»
p. 309
Lucy J. A.,“Riflessività / Reflexivity”, in Duranti A. (a cura di), Culture e discorso. Un lessico per le scienze umane, Meltemi, 2001 (2001).

3. Tengo a portata di mano un foglio, un blocco o qualsiasi altro supporto in grado di conservare le informazioni che gli affido. Ci sono appunti che non vengono dalla realtà esterna ma dal mondo interiore. Si presentano alla coscienza senza invito, non bussano, si affacciano, e spesso vale la pena di trattenerli, conversare con loro, non lasciare che se ne vadano troppo presto.

Riferimenti

Kilani M., Antropologia. Una introduzione, Edizioni Dedalo, 1994 (1992).
Lafont R. (a cura di), Anthropologie de l’écriture, Centre Georges Pompidou, 1984.
Lucy J. A., “Riflessività / Reflexivity”, in Duranti A. (a cura di), Culture e discorso. Un lessico per le scienze umane, Meltemi, 2001 (2001), pp. 307-312.
Morgan G., Images. Le metafore dell’organizzazione, FrancoAngeli, 1999 (1997).

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