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Organismo di vigilanza 231/2001

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Paniere (in estensione) di reati da evitare; modello organizzativo di prevenzione, gestione e controllo; sistema disciplinare e sanzionatorio interno; organismo di vigilanza indipendente: questi i capisaldi del sistema per la responsabilità delle organizzazioni così come lo struttura il decreto legislativo 231/2001.

1. Organismo di vigilanza: riferimenti normativi

Proviamo ad osservare più da vicino le disposizioni del decreto legislativo 231/2001 riguardo all’organismo di Vigilanza. Nell’articolo 6 si specificano le funzioni (comma 1 e 2) e la composizione (comma 3).

1.1. Finalità dell’organismo di vigilanza

L’articolo 6 stabilisce che l’organizzazione renda operativo un Modello organizzativo personalizzato che minimizzi il rischio che vengano commessi reati. Al comma 1.b viene introdotto l’organismo di vigilanza con “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”. Il primo aspetto da sottolineare è l’attività richiesta: ‘vigilare’. Si tratta di un compito attivo, preventivo diretto a monitorare il funzionamento efficace del modello organizzativo e a controllare che esso venga applicato con scrupolo da parte dei soggetti che sono tenuti a farlo. Per svolgere questo compito l’organismo di vigilanza deve essere incaricato dall’organizzazione, avere poteri di intervento e di verifica, e – come ribadisce il comma 1d operare senza che vi sia “omessa o insufficiente vigilanza”, cioè assicurare con continuità il proprio compito, servendosi delle informazioni (art. 6, co. 2d) che l’applicazione del modello organizzativo produce.
Per ulteriori indicazioni la stessa norma rimanda alle associazioni di categoria che con la supervisione del Ministero della giustizia e degli altri Ministeri competenti (art. 6, co. 3). devono definire linee guida (codici di comportamento) per la costruzione di Modelli organizzativi rispondenti alle caratteristiche e ai profili di rischio delle singole realtà di impresa, cooperative o associative.

1.2. Composizione

Sin qui le funzioni. Prendiamo ora in esame le precisazioni dell’articolo 6 riguardo alla composizione dell’Organismo di Vigilanza. Si è già detto come esso debba essere un organismo dotato di autonomi poteri. Tuttavia il Legislatore ha previsto che negli enti di piccole dimensioni i compiti dell’Organismo di vigilanza possano essere svolti direttamente dall’organo dirigente (art. 6, co. 4). Il termine di ‘piccole dimensioni’ può essere interpretato nel senso di fare riferimento a sistemi di impresa o associativi con assetti organizzativi semplici tali da non richiedere un sistema di vigilanza specifico. Inoltre “nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’Organismo di vigilanza (art. 6, co. 4bis introdotto dall’art. 14, co. 12, L. 12 novembre 2011, n. 183).

2. Funzioni e compiti dell’organismo di vigilanza

2.1. Vigilare sul rispetto del modello organizzativo, verificando la coerenza tra comportamenti e indicazioni del modello

  • Controllare comportamenti praticati nell’organizzazione e attività messe in atto, in relazione alle misure, alle procedure e ai protocolli contenuti nel modello organizzativo, anche attraverso verifiche a campione dei principali processi organizzativi, degli atti societari e dei contratti di maggior rilevanza.
  • Controllare che la documentazione organizzativa venga redatta e aggiornata con regolarità e nel rispetto delle disposizioni stabilite dal Modello organizzativo.
  • Coordinarsi con le funzioni aziendali interne responsabili per compliance e adempimenti normativi cogenti o volontari, per un monitoraggio puntuale dei processi e delle attività sensibili indicati dal modello.
  • Svolgere indagini interne – pianificate e/o a seguito di segnalazioni ricevute – per accertare eventuali violazioni delle prescrizioni del Modello.
  • Affiancare dirigenti e responsabili dell’organizzazione nella valutazione di eventuali sanzioni disciplinari, ferma restando la competenza di questi ultimi per l’irrogazione della sanzione e il relativo provvedimento disciplinare.

2.2. Valutare l’effettiva adeguatezza del modello organizzativo, cioè la sua capacità di prevenire reati o comportamenti non voluti

  • Utilizzare le verifiche su attività o atti definiti dall’organizzazione, per verificare l’efficacia del modello organizzativo nel prevenire reati nell’interesse o a vantaggio dell’organizzazione stessa.
  • Effettuare ricognizioni sulle attività aziendali con l’obiettivo di aggiornare l’elenco dei processi sensibili e dei protocolli finalizzati alla prevenzione del rischio di commissione di reati.
  • Valutare le esigenze di aggiornamento del modello, in relazione alle evoluzioni normative, organizzative, di contesto e a esperienze di riferimento nei settori di interesse per l’organizzazione.

2.3. Aggiornare il modello organizzativo in relazione alla evoluzione normativa, ai cambiamenti organizzativi, alle esperienze più innovative

  • Considerare ed esaminare gli aggiornamenti normativi rilevanti per adeguare il modello alle nuove prescrizioni.
  • Prefigurare integrazioni ed evoluzioni del modello in relazione ai cambiamenti della struttura e alle trasformazioni del funzionamento organizzativo.
  • Confrontarsi con le esperienze più avanzate di applicazione del decreto legislativo 231/2001 per trarne indicazioni e spunti utili al miglioramento.
  • Proporre agli organi dirigenti e alle figure responsabili dell’organizzazione possibili adeguamenti del modello volti ad ampliarne la funzionalità, a migliorarne l’efficacia e la capacità di prevenzione.

2.4. Promuovere la conoscenza del modello nei confronti dei destinatari

  • Informare e sensibilizzare amministratori e altre figure dirigenti, responsabili di area, di staff e di servizio, dipendenti, consulenti, collaboratori e i fornitori riguardo ai contenuti del decreto legislativo 231/0201, alle procedure e protocolli previsti dal modello, ai vincoli e disposizioni stabilite dal codice di comportamento.
  • Supportare l’organizzazione:
    • nella definizione di programmi mirati di formazione e di comunicazione interna aventi a tema indicazioni e processi conseguenti al decreto legislativo 231/2001;
    • nella predisposizione e aggiornamento dello spazio sul sito web dell’organizzazione contenente le informazioni relative al decreto legislativo 231/2001 e al modello organizzativo;
    • nel monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del modello organizzativo.

2.5. Rendicontare le attività di vigilanza, verifica, aggiornamento e comunicazione del modello organizzativo

  • Raccogliere, elaborare e documentare le informazioni rilevanti sulle attività e sui processi finalizzati all’applicazione del Modello, in particolare le segnalazioni ricevute dai destinatari.
  • Dare conto periodicamente degli eventi considerati rischiosi, dell’attività dei responsabili e delle figure organizzative coinvolte nell’attuazione del modello organizzativo, delle azioni intraprese dall’organismo di vigilanza.
  • Segnalare tempestivamente all’organo di governo le violazioni del modello e i mancati adeguamenti da parte dei responsabili aziendali alle prescrizioni indicate dall’organismo di vigilanza.

2.6. In sintesi

In sintesi all’organismo di vigilanza vengono assegnate tre diverse responsabilità:

Verificare il rispetto delle disposizioni contenute nel modello organizzativo e l’applicazione delle indicazioni e dei divieti previsti nel codice di comportamento, segnalando all’organo di governo dell’organizzazione il mancato rispetto delle disposizioni o eventuali infrazioni.

Monitorare il funzionamento e la rispondenza delle disposizioni stabilite dal modello organizzativo, attraverso audit periodici negli ambiti di criticità indicati dal modello stesso, attraverso l’esame delle non conformità segnalate dai/lle responsabili di processi produttivi, amministrativi e contabili, attraverso l’esame di segnalazioni pervenute o attraverso survey rivolti a interlocutori interni ed esterni.

Rendicontare all’organo di governo i risultati delle attività di verifica e monitoraggio condotte, proponendo interventi volti a migliorare la funzionalità del modello organizzativo.

OdV

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