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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Codice dei comportamenti 231 (per cooperative e consorzi sociali)

Ciclo CEC231

Uno strumento pratico

Per una associazione, cooperativa, impresa sociale, consorzio o altro sistema organizzativo, la decisione di adottare le disposizioni previste decreto legislativo 231/2001 sulla responsabilità d’impresa ha lo scopo di assicurare comportamenti rispettosi delle leggi e di evitare che vengano commessi reati.
Collocarsi nell’alveo della normativa 231/2001 richiede, fra i diversi adempimenti, di predisporre un codice dei comportamenti rivolto alle persone che lavorano nell’organizzazione, che operano per suo conto o che più direttamente sono coinvolte nei suoi ambiti di intervento.

Per essere efficace il codice dei comportamenti deve essere uno strumento organizzativo pratico, chiaro e sintetico, in grado di informare, indirizzare e vincolare gli interlocutori interni ed esterni all’organizzazione.

Il codice dei comportamenti non si limita a indicare pricipi e valori di riferimento, e neppure a prescrivere condotte generali e specifiche da tenere o da evitare. Il codice dei comportamenti chiede ai destinatari di assumere un atteggiamento consapevole riguardo ai propri diritti e ai propri doveri, al proprio modo di operare e al proprio modo di porsi di fronte alle situazioni incerte (che sono da segnalare e non da sottovalutare). Esso chiede all’organizzazione, a chi vi fa parte e a chi vi collabora di assumere la responsablità delle proprie azioni e dell’agire organizzativo in relazione alle funzioni organizzative svolte.

Uno strumento per l’intera organizzazione

La costruzione di un codice dei comportamento può essere progettata e affrontata con approcci diversi. Di norma si tende a dare valore non solo alla consistenza di indirizzi e prescrizioni, ma anche al percorso che porta alla definizione del documento. Alcuni criteri possono guidare il lavoro di predisposizione, criteri armonizzabili in relazione alle concrete situazioni organizzative. In particolare segnaliamo l’attenzione alla partecipazione, la cura per percorsi non dispersivi, la ricerca della rappresentatività di chi vi contribuisce, l’impegno a formalizzare impegni, disposizioni e vincoli.

  • Partecipazione: raccogliere le osservazioni di tutti coloro che sono coinvolti a diverso titolo nella vita organizzativa è impegnativo, ma investire in forme di consultazione porta a documenti più rispondenti alle esigenze organizzative e più riconosciuti da chi se ne dovrà servire nell’operatività.
  • Percorsi focalizzati: è più efficace costituire un gruppo di lavoro con il mandato esplicito di produrre – in un tempo dato – una prima versione di codice dei comportamenti. Una buona base è sempre migliorabile, mentre la ricerca del miglior prodotto finisce spesso per dilatare i tempi e far prendere entusiasmo e aspettative.
  • Rappresentatività: nello sviluppo di percorsi non dispersivi e partecipati volti alla costruzione del codice dei comportamenti, l’attenzione al mix di esperienze, provenienze, esperienze, varietà, sia nel gruppo propulsivo sia nelle forme per raccogliere apporti, si rivela un fattore che favorisce e consolida i risultati.
  • Formalizzazione: documenti che vogliano risuonare per il significato, influenzare le rappresentazioni e impattare sulle pratiche richiedono che luoghi e figure che esercitano autorità organizzative riconoscano tali documenti e li promuovano nell’organizzazione e tra gli interlocutori.

Una volta predisposto dal gruppo di lavoro incaricato della sua redazione, il codice dei comportamenti dovrà dunque essere sottoposto all’attenzione degli interlocutori per acquisire osservazioni, vagliato dagli organismi di controllo (organismo di vigilanza e collegio sindacale o revisore unico), e successivamente validato dall’organo di governo che lo sottoporrà all’attenzione dell’assemblea dei soci dell’organizzazione per l’approvazione. Gli apporti successivi mirano ad assicurare che il codice dei comportamenti sia efficace nel:

  • rendere esplicito il patrimonio di valori e il distillato di esperienze che formano gli impegni assunti dall’organizzazione e i riferimenti che orientano l’azione delle persone che a titolo direttamente o indirettamente vi lavorano;
  • indicare comportamenti attesi e vietati che – chi amministra, dirige, lavora, collabora o intrattiene rapporti strutturati con l’organizzazione – deve assicurare nello svolgere funzioni e compiti, nelle sfere di azione discrezionali, nei rapporti interni e nelle relazioni con portatori di interesse, siano essi individui o altre organizzazioni.

Una possibile articolazione del codice dei comportamenti

Il codice dei comportamenti può – nella sua struttura portante – venire articolato in quattro parti

Prima parte Illustra i mandati fondamentali dell’organizzazione ai quali attenersi nello sviluppo di strategie organizzative e nello svolgimento delle attività amministrative, gestionali, operative interne ed esterne. Fra i documenti da considerare vi sono lo statuto e la dichiarazione di missione, le politiche per la qualità, la sicurezza, e l’ambiente adottate nell’ambito di certificazioni volontarie e di adempimenti prescritti da normative.
Seconda parte Esplicita i valori e i principi posti a fondamento dell’agire organizzativo, indicando le fonti assunte a riferimento. Fra queste si possono segnalare i principi dell’Alleanza Cooperativa Internazionale, i codici valoriali delle associazioni di rappresentanza (Codice etico Legacoop, Codice etico Federsolidarietà Confcooperative), altre carte di comportamento promosse da organizzazioni riconosciute come ad esempio la Carta della donazione o carte per gli impegni riguardo alle condizioni sociali, di lavoro o al rispetto dell’ambiente (ad esempio lo Standard SA8000 o lo Standard Valore Sociale).
Terza parte il documento fornisce indicazioni generali e trasversali:

  • chiarisce i comportamenti corretti e attesi che l’organizzazione si impegna a promuovere e che richiede vengano praticati;
  • esplicita i comportamenti vietati che l’organzzazione contrasta e sanziona e che vietati a chi dirige, lavora, o collabora con la l’organizzazione stessa.
Fra i comportamenti richiesti segnaliamo gli impegni organizzativi a rispettare le norme applicare il Modello organizzativo, a diffondere e far conoscere il Codice di comportamento, a raccogliere segnalazioni su comportamenti organizzativi e sul codice di comportamento, ad offrire supporto e chiarimento nelle situazioni controverse, a migliorare il Codice etico e di comportamento affinchè sia uno strumento pratico ed efficace;
Quarta parte Il codice dei comportamenti presenta indicazioni da seguire nelle relazioni con i diversi interlocutori. Tra gli interlocutori indichiamo per persone che direttamente fruiscono di servizi e interventi, i loro famigliari, care-giver e amministratori di sostegno; dipendenti e collaboratori, clienti, commettenti, referenti della pubblica amministrazione, fornitori o partner commerciali e progettuali, donatori o sponsor, altre organizzazioni con in quali la cooperativa intrattiene relazioni o collabora per lo sviluppo della comunità locale. Non vanno dimenticati soci e socie, amministratori e amministratrici e componenti degli organi di controllo.

Spunti per presentare il codice dei comportamenti

La conoscenza dei comportamenti consentiti, prescritti e vietati è essenziale affinché sia perseguita la responsabilità organizzativa intesa come agire nella legalità. Il codice dei comportamenti è rivolto a diversi soggetti: ad essi è richiesto di conoscerne i contenuti per poter rispettare e far rispettare i principi, le disposizioni e i divieti negli ambiti di coinvolgimento: nelle attività di governo e di gestione, nell’operatività e più in generale nelle relazioni che un sistema organizzativo sviluppa al suo interno e con i propri interlocutori.

Ma il compito di rendere effettiva la conoscenza non è posto in carico esclusivamente ai destinatari, ma soprattutto all’organizzazione che redige e divulga il proprio codice dei comportamenti. Le forme, i modi, le occasioni sono diverse e vanno calibrate sulle caratteristiche dei destinatari mediante mirate forme di comunicazione.

A titolo di esempio propongo alcune modalità che potrebbero venire praticate per far conoscere il codice dei comportamenti:

Destinatari Modalità per presentare il codice dei comportamenti
Soci e socie della cooperativa 
  • Informazioni anticipate sul percorso di predisposizione degli adempimenti previsti dal decreto legge e sul significato del codice di comportamenti.
  • Eventuale richiesta di feedback mediante consultazione e raccolta di ritorni online.
  • Illustrazione del documento validato dal CdA in momenti di preparazione dell’assemblea di delibera del codice.
  • Pubblicazione sul sito o sugli strumenti di comunicazione interni (bollettini o newsletter).
Componenti dell’organo di governo 
  • Incontri di formazione.
  • Partecipazione alla stesura del codice dei comportamenti, coadiuvando il gruppo di lavoro 231.
  • Esame della bozza di codice dei comportamenti.
  • Eventuale questionario online per sondare il grado di conoscenza.
  • Delibera di validazione del codice dei comportamenti.
  • Illustrazione del codice dei comportamenti nei momenti di preparazione e nell’assemblea di adozione.
  • Partecipazione ai momenti di divulgazione e di presentazione.
Figure di controllo: revisori contabili o componenti del collegio sindacale 
  • Illustrazione della bozza di codice dei comportamenti.
  • Raccolta di feedback e indicazioni di miglioramento.
  • Consegna della versione adottata.
  • Eventuale questionario online per sondare il grado di conoscenza.
Figure che ricoprono ruoli di coordinamento o di referenza  
  • Incontri di formazione sul percorso di introduzione degli adempimenti previsti dal decreto legislativo 231/2001
  • Partecipazione alla definizione del documento con contributi e rilievi nel corso dell’elaborazione della bozza di codice.
  • Eventuale questionario online per sondare il grado di conoscenza.
  • Partecipazione ai momenti di divulgazione e di presentazione nei servizi di pertinenza.
Dipendenti e figure che collaborano stabilmente con la cooperativa
  • Incontri di presentazione, anche mediante videoclip rese disponibili sul portale aziendale o nello spazio di formazione online.
  • Consegna di una copia cartacea, invio mediante email o link.
  • Pubblicazione integrale sul sito web o come allegato al bollettino aziendale.
  • Pubblicazione graduale del codice dei comportamenti nella newsletter aziendale o sul retro della busta paga.
  • Eventuale questionario online per sondare il grado di conoscenza.
  • Cura della divulgazione degli aggiornamenti (anche mediante locandine presso le sedi operative e direzionali).
Destinatari di servizi e interventi 
  • Incontri ad hoc di presentazione.
  • Consegna o invio attraverso la posta elettronica.
  • Pubblicazione sul sito della cooperativa.
Famigliari, care-giver e amministratori di sostegno dei destinatari 
Volontari o tirocinanti, inseriti in percorsi sociali o formativi 
Altri soggetti che intrattengano con la cooperativa rapporti professionali (collaboratori o consulenti) 
  • Pubblicazione sul sito web aziendale.
  • Invio personalizzato.
  • Richiesta di presa visione, di ritorni e formale di adesione.
  • Informativa sulle modifiche ai contratti che si rendono necessarie alla luce dell’adozione del modello organizzativo 231 e del codice dei comportamenti collegato.
Fornitori di beni e servizi 
Partner commerciali e progettualiAssociazioni temporanee di impresaOrganizzazioni di rappresentanza e network di promozione imprese  
Soggetti con cui la cooperativa intrattiene relazioni per lo sviluppo della comunità locale; 
  • Pubblicazione sul sito web aziendale.
  • Invio mirato.
  • Evento organizzato ad hoc.
  • Eventuale distribuzione o presentazione in momenti collaterali nell’ambito di eventi pubblici.

Per tutti i destinatari del codice dei comportamenti è disponibile una casella di posta elettronica che consenta di segnalare direttamente l’organismo di vigilanza eventuali inadempienze o di fornire suggerimenti di miglioramento del codice dei comportamenti.

Per il personale che lavora o collabora con l’organizzazione, per agenzie esterne che assicurano servizi, per i diversi fornitori che intervengono nei processi di produzione o di offerta dei servizi il rispetto di disposizioni e divieti contenuti nel codice dei comportamenti è parte costitutiva degli obblighi sottoscritti con il contratto di lavoro o con i contratti di fornitura. Da ciò discende che il mancato rispetto del codice dei comportamenti può determinare l’applicazione di sanzioni disciplinari, secondo quanto stabilito dal sistema disciplinare sanzionatorio a sua volta sezione integrante del modello organizzativo 231.

Prevenire i reati e salvaguardare l’organizzazione

La finalità del codice è di indirizzare l’intera struttura organizzativa affinché rispetti le norme generali, le normative applicative specifiche e le regole organizzative interne, prevenendo condotte illecite e irresponsabili. I principi e gli impegni, le indicazioni e i divieti integrano i vincoli deontologici propri delle diverse figure professionali che lavorano o collaborano con l’organizzazione, le leggi vigenti e gli accordi contrattuali sottoscritti.

Il codice dei comportamenti è parte integrante del modello organizzativo richiesto dagli articoli 6 e 7 del decreto legislativo 231/2001. E proprio declinando indirizzi, regole di condotta e divieti, il codice dei comportamenti corrisponde alle disposizioni riguardanti la responsabilità amministrativa delle organizzazioni introdotte dal decreto legislativo 231/2001 e dalle successive modifiche e integrazioni, costituendo un presidio preventivo e quindi contribuendo alla funzioni esimente assegnata all’intero modello organizzativo.

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