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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Essenzializzare i sistemi gestionali?

Essenziale
Collego segnali provenienti da situazioni diverse. L’idea chiave è questa: molte organizzazioni sociali sono stressate, faticano a ritrovare le energie che le avevano irrorate nella loro fase nascente, e le sollecitazioni che ricevono, gli adempimenti che devono rispettare, i cambiamenti che devono introdurre, vengono vissuti come ripetuti assalti da fronteggiare e non come opportunità da cogliere.
Ad esempio l’idea di introdurre nuovi strumenti di gestione non viene percepita come un supporto ma come un ulteriore affardellamento. La prospettiva di dover rimettere mano all’impostazione di ISO9001 – in ottemperanza alla nuova linea guida attesa entro l’anno – viene già descritta come un’inutile fatica. L’ipotesi che si debba sviluppare un’indagine sullo stress correlato al lavoro appare fin insostenibile: come possiamo dedicare tempo a cercare di capire cosa produce stress quando siamo così… stressati e preoccupati per il budget? In effetti per una parte i sistemi di gestione che vengono imposti alle organizzazioni sociali sono meccanismi che mirano a controllare e a disciplinare, non sempre sensatamente diretti ad incrementare la qualità di interventi e risultati. Eppure non si tratta solo di una legittima critica in risposta ad un sovraccarico di adempimenti. L’impressione è che si tratti di un rifiuto che segnala l’insostenibilità operativa ed emotiva nell’investire energia anche in atteggiamenti trasformativi.
La dinamica di rigetto dipende anche da fattori materiali: le risorse da dedicare ad attività di controllo, di valutazione, di messa a punto sono in decisa contrazione, mentre le richieste non sembrano venire meno (si pensi alla complessità dell’accreditamento socio-sanitario che la Regione Lombardia sta proponendo alle organizzazioni che operano nel campo dei servizi alle persone).
Forse un lavoro praticabile, in grado di mobilitare energie residue potrebbe essere quello di lavorare per identificare gli elementi essenziali in grado di orientare il lavoro che organizzazioni e servizi alle persone devono svolgere. Cosa possiamo tralasciare della completezza autoreferenziale dei sistemi di certificazione, senza perdere in efficacia? Come possiamo alleggerire le incombenze senza indebolire le prassi operative? Cosa possiamo deduplicare? Quali attenzioni sono veramente essenziali e ci aiutano ad orientare il nostro lavoro e cose invece è produzione (non più rassicurante) di documentazione? Cosa possiamo integrare e riconoscere come sostanziale, e cosa invece è accessorio e superfluo? E cosa ancora conviene non semplificare?
L’esigenza di alleggerire le complessità gestionali si presenta in forma di rifiuto per tutto ciò che viene avvertito come sovrastrutturato, come non immediatamente produttivo, come incombenza che sottrae risorse ad attività prioritarie.
Di contro proporre interventi che mirano a sgravare, a mitigare gli adempimenti, a renderli più snelli, meno intricati e complicati, più essenziali sembra avere maggiori chance essere accolto con maggiore disponibilità. Aiutare a mettere da parte ciò che non è più utile, a trovare i criteri guida basilari per le attività rilevanti, provare a fare ordine in quella che viene percepita come confusione, impegnativa sovrapposizione, sembra essere un lavoro che trova un’accoglienza più disponibile.
Levare, snellire, agevolare sembrano essere attività capaci di mobilitare energie. E forse è attraverso soluzioni frugali, ecologiche, minimali che si consente alle organizzazioni di prendere fiato e a chi lavora di recuperare energie da mettere in gioco per fare posto a novità che si preannunciano e hanno bisogno condizioni favorevoli per venire accolte.
Simplify.

2 comments on “Essenzializzare i sistemi gestionali?

  1. Mainograz
    26 February 2015

    Semplificare senza semplificare?
    In effetti ogni connessione è una frontiera di complessità.
    L’idea è quella di porsi il problema di non moltiplicare e sovrapporre attività, incombenze, controlli, documenti.
    Essenzializzare, insomma.

    Certo c’è un modo di semplficare superficale, inesperto e controproducente.
    C’è anche un modo liberatorio e consapevole: tutto quello che introduciamo in termini di vincoli è davvero necessario? Cambia ad un qualche grado apprezzabile il lavoro e i risultati?

  2. Psicotendenze
    24 February 2015

    E’ vero che gestire la complessità è sempre più complicato e che la semplificazione potrebbe essere vista come una manna dal cielo per i manager perchè consentirebbe loro di avere un maggior controllo e, nella peggiore delle ipotesi, copiare, tagliare, incollare pezzi di azienda a piacimento. SAP è nato probabilmente con questo scopo. Quello che mi sembra essere il problema, oggi, è il fatto che molti manager non sanno quanto tempo ci voglia a fare x o y e spesso semplificano con lo scopo di ottenere vantaggi a breve termine a scapito di enormi danni a lungo termine. Semplificare richiede esperienza e buon senso è ritengo che possa essere fatto solo da chi ha “masticato” la materia e sa dove è opportuno “sfrondare”. Per quanto concerne le varie ISO 9001 ecc. ho conosciuto spesso persone che si preparano alla verifica ispettiva 2-3 giorni prima perchè le procedure, che in teoria dovrebbero essere state create per migliorare il lavoro, in realtà il più delle volte lo rallentano senza migliorarlo qualitativamente. Che fare, quindi? Più facile a dirsi che a farsi ma senz’altro aiuterebbe avvalersi della consulenza di persone con esperienza specifica, riconosciute sia dai livelli più alti ( superiori) che da colleghi ed eventuali sottoposti, potrebbe aiutare valutare best practice, dare ascolto ai “bastian contrari” ma la cosa che, a mio avviso, moltiplica maggiormente buricrazia e stress è il fatto che , specialmente in strutture di tipo matriciale, le persone hanno n interfacce e ognuna di queste richiede gli stessi dati in forme diverse anzichè perdere un po’ di tempo ad analizzare i dati già presenti. Questo ingenera un problema di gestione delle priorità oltre a una moltiplicazione inutile del lavoro. Un maggior impegno nella fase iniziale di accettazione di un eventuale nuovo sistema di gestione è pertanto fondamentale per ridurre gli effetti collaterale com’è importante che questo sistema sia veramente unico e condiviso in modo da non generare cloni inutili :-)

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