Organismo di Vigilanza #231

Secondo il decreto legislativo 231/2001, per essere sollevate da responsabilità, le organizzazioni devono adottare un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (Modello 231) che espliciti l’insieme delle prescrizioni e delle procedure organizzative da seguire per prevenire il rischio di commettere reati di rilevanza organizzativa.

Tra le caratteristiche che rendono efficace Modello 231, il decreto legislativo 231/2001 chiarisce che l’organizzazione deve dotarsi di un Organismo di Vigilanza, un organo interno incaricato di monitorare e controllare la corretta applicazione del Modello 231.

Il decreto legislativo 231/2001 non fornisce indicazioni a riguardo il numero dei componenti, è l’organizzazione stessa che – in relazione alle sue dimensioni e alla sua complessità organizzativa – decide se è composto da una sola persona o se invece ha una composizione collegiale.

I componenti l’OdV, che possono essere membri interni o esterni all’ente, devono garantire autonomia, indipendenza e devono possedere requisiti di professionalità e competenza relativi alla specifica attività svolta dall’organizzazione.

Se estrapoliamo dagli art. 6 e 7 del decreto legislativo 231/2001 i passaggi che riguardano direttamente l’Organismo di Vigilanza, otteniamo indicazioni sul suo funzionamento:

• il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento deve essere affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
• non vi deve essere omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di vigilanza;
• il Modello 231 deve prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli;
• il Modello 231 deve prevedere verifiche periodiche, e l’eventuale modifica del modello stesso quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni, ovvero quando intervengono mutamenti nell’organizzazione o nell’attività, o ancora quando intervengano modifiche normative o nuove norme.

L’OdV ha diversi compiti/obiettivi.

• Informare, sensibilizzare e formare gli interlocutori interni ed esterni sulla responsabilità propria dell’organizzazione e sulle prescrizioni contenute nel Modello 231 adottato, collaborando con l’organizzazione nell’attività di divulgazione, comunicazione e formazione, e monitorando la diffusione e il recepimento del Modello 231.
• Monitorare il rispetto delle disposizioni previste dal Modello Organizzativo verificando la coerenza delle scelte organizzative con le prescrizioni contenute nel Modello 231, vigilando su processi e attività sensibili indicati dal Modello, controllando la corretta gestione della documentazione richiesta dal Modello 231.
• Verificare sistematicamente la capacità di prevenzione dei reati del Modello 231 effettuando mappature periodiche delle aree a rischio di commissione di reati, considerando sinergie (o interferenze) con i sistemi gestionali che l’organizzazione ha adottato, aggiornando il Modello 231 in relazione ai cambiamenti organizzativi, adeguando il Modello 231 sulla base delle modifiche normative rilevanti per l’organizzazione.
• Vigilare su potenziali esposizioni al rischio che l’organizzazione commetta reati considerati dal decreto legislativo 231/2001, raccogliendo e approfondendo segnalazioni di criticità su attività e processi organizzativi, ricercando segnali di rischio riguardo a reati contemplati dal decreto legislativo 231, considerando le tendenze critiche nel settore di attività dell’organizzazione.
• Rendicontare all’organo di governo dell’ente le attività di prevenzione, monitoraggio, verifica, aggiornamento e comunicazione del Modello 231, segnalare tempestivamente violazioni alle disposizioni contenute Modello 231 per le necessarie risposte organizzative e predisponendo una relazione periodica sulle attività di vigilanza svolte, proporre miglioramenti del Modello 231 per estenderne efficacia e la capacità di prevenzione.

Vigilare è un insieme di attività che vanno dal divulgare, coinvolgere, e formare, al prevenire, monitorare e verificare, al informare l’organo di governo, supportarlo nella sua azione, proporre aggiornamenti che rendano il Modello 231 maggiormente efficace nell’evitare che vengano commessi reati nell’interesse o a vantaggio dell’organizzazione. Vigilare è un insieme di attività e una meta-attività di anticipazione e minimizzazione dei rischi che potrebbero interessare l’organizzazione.

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