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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Come far conoscere Modello e Codice 231?

 

 

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Gli impegni per la responsabilità e la legalità che un’impresa assume – per essere efficaci – devono essere conosciuti sia da chi dirige o lavora nell’organizzazione, sia da chi vi collabora individualmente o attraverso la propria struttura di appartenenza.

Coinvolgere e rendere consapevoli è vitale

In qualità di componente di organismi di vigilanza mi accade di affrontare con i gruppi dirigenti delle organizzazioni con le quali lavoro, la questione di come far conoscere il Modello e il Codice etico e di comportamento 231.
Le domande portate alla discussione sono diverse:

  • Come sensibilizzare sulla responsabilità di impresa rispettando la logica 231?
  • Come divulgare impegni, vincoli, divieti e indicazioni positive?
  • A chi consegnare il Codice etico e di comportamento 231 e come diffonderlo affinché sia opportunamente recepito e considerato?
  • A chi indirizzare il Modello 231, documento più corposo e complesso, così da assicurare una comprensione delle disposizioni interne in tema di responsabilità amministrativa d’impresa?
  • Come essere certi che la comprensione dei contenuti e delle disposizioni sia effettiva?
  • Come poter far conto su una ricezione attiva, disponibile a considerare le indicazioni, pronta nel segnalare criticità, impegnata nel fornire feedback?
  • Come facilitare una interazione sui temi oggetto del Modello e del Codice 231?
  • E come attestare il lavoro di divulgazione e gli aggiornamenti progressivi?

In questo post provo a mettere a tema queste domande, alla ricerca di indicazioni concrete e sostenibili, anche per organizzazioni che non dispongono di risorse sovrabbondanti.

Distinguere documenti, destinatari e modalità

Il decreto legislativo 231/2001 affronta la delicata questione della responsabilità delle organizzazioni con l’obiettivo di promuovere comportamenti rispettosi della legalità. Per poter sviluppare una comunicazione efficace di indirizzi e strumenti è necessario:

  • identificare le specifiche finalità dei due principali documenti richiesti dalla norma: il Modello di organizzazione e gestione 231 e il Codice etico e di comportamento 231;
  • identificare i soggetti interessati e il grado di responsabilità che investe i diversi attori interni ed esterni che hanno il potere di influenzare scelte e comportamenti;
  • identificare le modalità comunicative che assicurino la divulgazione mirata e puntuali dei documenti e la loro ricezione consapevole.

 

Finalità e caratteristiche del Modello e del Codice 231

Un primo aspetto da considerare riguarda la natura generale e complessiva del Modello 231 che costituisce il documento che contiene diversi documenti che descrivono e fanno funzionare il sistema di gestione 231. Si tratta dunque di un documento articolato e complesso, e – per quanti sforzi vengano fatti per renderlo agile e fruibile, conserva una sua analiticità e richiede un retroterra di conoscenze per poter essere utilizzato.
Il Modello 231 non di rado è modulare e di regola contiene:

  • i riferimenti alla norma 231/2001;
  • i Presidi generali, trasversali alle diverse aree e funzionalità che strutturano l’organizzazione;
  • l’Analisi di pertinenza dei reati nel contesto organizzativo nel quale il Modello viene adottato (così da identificare le aree di esposizione al rischio nella concretezza dell’azione organizzativa e operativa);
  • i Presidi specifici di contrasto ai reati pertinenti cioè le risposte organizzative, l’identificazione delle figure incaricate di assicurare tali risposte di contrasto al rischio-reato e il corretto funzionamento dei presidi, ed anche i necessari miglioramenti per aggiornare e rendere i presidi specifici più efficaci (Scheda delle 5R).
  • le linee operative che indirizzano l’azione dell’Organismo di vigilanza;
  • il Codice etico e di comportamento 231;
  • il Sistema disciplinare e sanzionatorio;
  • il Piano di implementazione e miglioramento del Modello 231.

Appare dunque plausibile immaginare che il Modello 231 nella sua complessità sia rivolto alle figure che amministrano, dirigono aree e coordinano servizi, presidiano processi rilevanti, delicati o critici, curano i processi amministrativi.

Un secondo aspetto, alla luce delle caratteristiche del Modello 231, appare evidente: il Codice etico e di comportamento 231 è parte integrante del Modello e costituisce un documento che sintetizza in forma di indicazioni e prescrizioni le condotte attese e proibite nell’ambito dell’azione organizzativa. Siamo in presenza di un documento breve, comprensibile, pensato per agevolarne la lettura da parte dei diversi gruppi di destinatari che usualmente vengono identificati in apertura del documento. Si tratta di un documento/testo che si presta a diverse forme di divulgazione, di cui daremo alcuni cenni poco più avanti.

Riguardo alle finalità prescrittive e performative dei due documenti, entrambi, con una diversa analiticità mirano dare indicazioni, a stabilire linee di condotta e vincoli. Con maggiori riferimenti il Modello 231, con puntuale sintesi il Codice 231.

Destinatari e modalità di comunicazione

Attenendoci alle prescrizioni del decreto legislativo 231/2001) distinguiamo tra destinatari che hanno ruoli apicali e destinatari che hanno ruoli operativi. Tra i primi rientrano le figure che ricoprono cariche amministrative, le figure che hanno incarichi di direzione, di coordinamento di servizi o processi rilevanti, le figure che svolgono attività amministrative. Tra i secondi annoveriamo i soci e le socie delle organizzazioni interessate, le figure operative (dipendenti o collaboratori e collaboratrici), persone che intervengono a titolo volontario o nell’ambito di percorsi di tirocinio formativo o di inserimento al lavoro, figure che operano nell’ambito di servizi forniti da terzi.

Quanto alle forme di comunicazione, i due schemi che accompagnano questo post segnalano diverse opportunità, immaginate per assicurare l’efficacia ricettiva di cui si è fatto cenno e per poter essere gestite con facilità.

Il Modello 231 deve essere inviato, presentato e reso disponibile: si può attivare un newsgroup 231 così da assicurarsi di raggiungere con un solo invio le persone interessate, si possono immaginare momenti formativi brevi (anche come punti all’ordine del giorno del CdA o di riunioni di lavoro), si deve collocare il Modello 231 nella sezione riservata sul portale dell’organizzazione. Per le organizzazioni che non hanno (ancora) attivato questo supporto la via più semplice ed economica è creare una cartella condivisa in Drive di Google e limitare la sola visione dei documenti 231 alle persone che rientrano nel gruppo dei destinatari del Modello 231. Inoltre il Modello 231 e i suoi contenuti costituiscono un’ottima base per riunioni operative: si pensi ad esempio all’uso delle schede delle 5R per la verifica del funzionamento dei servizi o delle collaborazioni in ATI, o anche all’elenco dei presidi generali in una prospettiva di riesame del funzionamento di alcuni processi chiave per l’organizzazione.

Per quanto riguarda la consegna del Codice etico e di comportamento 231 e la sua illustrazione le opportunità che si presentano sono molteplici:

  • sito internet: il Codice 231 dovrebbe poter venire scaricato dal sito dell’organizzazione;
  • kit nuovi ingressi: in genere per le nuove assunzioni o per l’ingresso di volontari/e o tirocinanti, le organizzazioni preparano un kit di documenti (in cartaceo o su chiavetta) da consegnare;
  • clip formative: è sempre possibile preparare clip formative da inviare (anche in formati artigianali, per contenere i costi, ciò che conta che abbiano un filo logico connesso con il senso dei documenti, la tecnica poi può venire raffinata via via, e non mancano i tutorial su YouTube);
  • presentazione in équipe: di questa forma di presentazione fornisco qualche maggiore indicazione del paragrafo successivo, proprio a partire da una esperienza che seguo in prima persona;
  • poster/locandina: in alcune organizzazioni, sulla scorta di un Codice etico e di comportamento sintetico, costruito con l’intenzione di ricapitolare le indicazioni fondamentali, viene sperimentata la pubblicazione del Codice 231 in formato locandina e viene affisso nei servizi o negli spazi riservati al personale (la collocazione non è una variabile da trascurare) con l’obiettivo di riaffermare le linee di comportamento che impegnano l’organizzazione, chi vi lavora e chi vi collabora;
  • disclaimer: alcune organizzazioni scelgono di inserire nel disclaimer che collocano in calce alle email un riferimento al link per scaricare il Codice etico e di comportamento 231;
  • clausole contrattuali: per ciò che concerne i rapporti commerciali è possibile introdurre un riferimento al Codice 231 nell’ambito delle lettere di incarico e dei contratti che vengono sottoscritti con con fornitori di servizi o con partner nell’ambito di ATI.

Nel secondo schema che accompagna questo post viene presentato il tentativo di distinguere tra forme di invio mirato e divulgazione sensibilizzante. L’idea di fondo è che i documenti 231 (Modello e Codice) dovrebbero essere resi facilmente accessibili ai loro destinatari e al contempo dovrebbe essere messo in campo uno sforzo per presentarli, illustrarli, discuterli, verificare la ricezione e la comprensione dei loro contenuti.

Consegnato, illustrato, compreso e sottoscritto

Alcune indicazioni per poter attestare la consegna e la divulgazione:

  • è sempre opportuno tenere traccia delle consegne attraverso un registro di consegna (o conservando i report di invio digitale);
  • potrebbe valere la pena sperimentare l’uso di clip formative, per segnalare gli aggiornamenti che via via verranno introdotti, o anche per fare il punto in occasione dell’adozione di nuove versioni del corredo di documenti 231;
  • potrebbe essere utile collegare alle clip formative o come esito di momenti di formazione/aggiornamento questionari semplici di apprendimento (Camtasia offre questo supporto o si può collegare alla clip un questionario predisposto con SurveyMonkey);
  • da ultimo credo sia essenziale che l’Organismo di vigilanza verifichi e attesti l’attività di informazione, distribuzione, divulgazione, formazione riguardo al Modello 231 e al Codice 231.

Un possibile uso attivo del Codice etico e di comportamento

Un’organizzazione con la quale collaboro ha scelto di rivolgere alle figure di coordinamento alcuni momenti di formazione per illustrare gli adempimenti previsti dal decreto legislativo 231/2001, il Modello 231 e il Codice etico e di comportamento 231. Nell’ambito degli incontri di formazione con le figure di coordinamento si è concordato di utilizzare il Codice 231 come documento di lavoro in équipe. Si tratta di un’attività che richiesta direttamente alle figure di coordinamento di servizi o di aree produttive. Gli accordi che sono stati presi prevedono che il Codice 231 venga:

  • presentato in équipe, letto, analizzato e fatto oggetto di considerazioni;
  • valutato per identificare eventuali passaggi non chiari, restituire osservazioni, proporre eventuali miglioramenti;
  • utilizzato per  in fase di inserimento (onboarding) di nuovi colleghi/e per facilitare l’accoglienza e l’ingresso nel gruppo di lavoro;
  • utilizzato per riconsiderare le proprie esperienze professionali e le situazioni che si presentano come critiche o intricate.

Continuità e sostenibilità

Se riconosciamo il Modello 231 essere un documento dinamico, che richiede aggiustamenti e revisioni periodiche in ragione dei cambiamenti organizzativi e dell’azione crescente di prevenzione promossa dall’organizzazione, allora la comunicazione deve essere continua e focalizzata a rendere evidenti le novità introdotte. Se consideriamo la numerosità degli interlocutori a cui far giungere il Codice 231, con modalità che producano effetti di attenzione e ricezione consapevole dei contenuti proposti, si pone una questione carico di lavoro. Per affrontare le due questioni descritte: l’aggiornamento e l’impegno per forme di comunicazione mirata, possono essere di aiuto il supporti tecnologici ai quali abbiamo accennato e il lavoro di una figura dedicata al sistema di gestione per la responsabilità organizzativa. La continuità informativa e l’aggiornamento si basano su supporti tecnologici conosciuti e utilizzati dalle figure che dirigono l’organizzazione, la sostenibilità della cura del Modello 231 e della diffusione del Codice 231 è affidata al lavoro del/la referente interna 231.

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