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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Informativa e clausole 231 per professionisti, fornitori, partner (quadro logico)

Come informare e corresponsabilizzare  professionisti, fornitori e partner commerciali e progettuali, senza mettere in campo una attività complessa e onerosa?
Quali clausole inserire nei contratti con l’obiettivo di concordare l’impegno al rispetto dei comportamenti richiesti dal Modello 231 senza appesantire gli aspetti adempitivi?

Quadro logico

Lo schema sotto riportato prova a fornire un quadro logico delle azioni che è opportuno attivare.
In prima battuta si tratta di inviare una lettera informativa che comunica l’adozione del Modello 231 e del Codice di comportamento 231, rende disponibile il Codice 231 (indirizzo link per scaricarlo e prenderne visione), indica le figure di riferimento per chiarimenti, approfondimenti, segnalazioni (referente interno e Organismo di vigilanza).
In occasione poi di nuovi rapporti di collaborazione professionale, nuovi rapporti con fornitori o nuove partnership, nell’ambito della definizione dei contratti è essenziale informare sulla vigenza del Codice di comportamento 231 (introdotto dal Modello 231) e vincolare la collaborazione professionale o il fornitore al rispetto del Codice 231.
Per non appesantire e non rischiare di vanificare l’azione di prevenzione dei reati con un eccesso di adempimenti, solo nel caso di rapporti particolarmente delicati (identificabili riesaminando le aree di reato considerate nel Modello 231 adottato) viene condivisa una analisi dei rischi di commettere specifici reati attinenti all’area di collaborazione; si tratta – quando è il caso di predisporre una scheda delle 5R da integrare nel contratto sottoscritto con il professionista o con il fornitore. A titolo di esempio si pensi alla collaborazione nell’ambito di servizi rivolti ai minori, a servizi sanitari, a forniture nel campo informatico o amministrativo fiscale: si tratta infatti di ambiti di collaborazione nei quali il mancato rispetto delle norme comportano la commissione di reati rilevanti (e per questo contemplati dal decreto legislativo 231).

#231 > Informare e corresponsabilizzare professionisti, fornitori, partner (quadro logico)
Quando > Subito, da attivare per i contratti in essere In apertura di nuovi rapporti Per collaborazioni importanti (e potenzialmente critiche)
Obiettivi > Informazione, presa visione, impegno Corresponsabilizzazione Esame dei potenziali rischi e introduzione di vincoli
Professionista Lettera informativa

(cfr. fac-simile)

Contratto:

  • fornire l’accesso al Codice 231 mediante link;
  • inserire l’impegno al rispetto del Codice 231;
Integrazione del contratto:

  • analisi dei rischi relativi al rapporto collaborazione mediante scheda 5R ad hoc;
  • sottoscrizione di clausole specifiche;
Fornitore Circolare informativa

(cfr. fac-simile)

Contratto:

  • fornire l’accesso al Codice 231 mediante link;
  • inserire l’impegno al rispetto del Codice 231;
Integrazione del contratto:

  • analisi dei rischi relativi al rapporto di fornitura mediante scheda 5R ad hoc;
  • sottoscrizione di clausole specifiche;
Partner progettuali e commerciali Lettera informativa

(cfr. fac-simile)

Procedura ISO specifica relativa a diverse aree di rischio:

  • fase progettuale > esame dei rischi e definizione di un accordo
  • fase realizzativa > monitoraggio
  • fase rendicontativa e valutativa > riesame della collaborazione
@Mainograz | Ottobre 2017

Rapporto con partner commerciali e progettuali

Discorso diverso per quanto riguarda l’informazione e il coinvolgimento dei partner commerciali o progettuali nel contrastare il rischio di commettere reati (ed altri rischi). Il punto sarà oggetto di un successivo post nel quale presenteremo una matrice specifica per la costruzione e la gestione dei rapporti di ATI e altre forme di collaborazione con partner.
Qui ci limitiamo a segnalare tre aspetti che nelle esperienze vanno rimarcandosi come essenziali:

  • è essenziale anticipare in fase progettuale l’esame dei rischi 231 (e di altri rischi che impattano sulla qualità, sulla sicurezza, sulla protezione dei dati e della privacy, sull’ambiente, ecc.);
  • l’analisi dei rischi di commettere reati 231 può essere effettuata servendosi di una scheda delle 5R costruita ad hoc, considerando cioè quali sono le fattispecie di reato che possono riguardare la specifica collaborazione, partnership, ATI, contratto di rete, o altro;
  • la procedura accennata nel quadro logico prevede una specifica procedura per gestire i rapporti con i partner su piani diversi, affidando al sistema di gestione per la qualità (quando non si attivo un sistema integrato) la regolazione delle attività nelle diverse fasi di collaborazione.

Perché non pubblicare integralmente il Modello 231?

Di base, salvo esigenze particolari, non ritengo opportuno condividere il Modello 231 con professionisti, fornitori e partner, e di conseguenza non metterei il Modello 231 sul sito web aziendale. Si tratta infatti di un documento interno, che contiene valutazioni e disposizioni riguardanti punti sensibili (o deboli) dell’organizzazione, ed è rivolto in specifico alle figure che ricoprono ruoli di direzione, di responsabilità o di coordinamento.

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