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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Come lavorare e collaborare online? Una rapida mappa di possibili format

Luciano Barrilà, Marco Cau, Graziano Maino (Pares) presentano diverse possibili attività operative e formative realizzabili online.

A distanza è possibile lavorare e collaborare come in presenza? Forse no. Forse sì.

Se ripensiamo alle esperienze di questi giorni, ai contatti con le organizzazioni, ai progetti che seguiamo e a cui prendiamo parte, ai tentativi di mantenere viva l’operatività e di fare di questa condizione avversa uno spazio di sperimentazione e apprendimento, possiamo raccogliere spunti per riflettere e per orientare l’operatività.

Da un lato, online si è più efficaci e più produttivi; dall’altro – forse per via dell’impegno e dell’attenzione richiesti – collaborare a distanza risulta più faticoso o faticoso in un modo diverso. Inoltre, la padronanza personale nell’utilizzo della varietà di software, applicazioni e piattaforme (tecnologie potenti e complesse, sofisticate e intricate) non è sempre salda e i divari e la disomogeneità di competenze digitali nelle organizzazioni e nei gruppi  di lavoro creano condizioni di operatività e di collaborazione faticose e improduttive.

E tuttavia, come stiamo sperimentando un po’ tutti, è possibile lavorare a distanza in ambienti virtuali – e a volte anche con risultati interessanti.

Cosa succederà quando avremo superato l’emergenza, potremo tornare a rivederci e avremo la possibilità di scegliere tra una riunione vis-à-vis che richiede uno spostamento in auto e un incontro a distanza che dà la possibilità di un confronto più caldo? Non sappiamo prevederlo, ma intanto, in questo contributo, proviamo a dare ordine – in base alla nostra pratica – a una serie di possibili format per lavorare e collaborare online: senza la pretesa di una precisa classificazione, abbozziamo una mappa temporanea per orientarci in questa fase. Nella consapevolezza che le cose cambiano rapidamente, si mescolano, si intrecciano, si influenzano, si ricombinano creativamente.

In questo tentativo di fare un minimo d’ordine, proponiamo un elenco commentato di format partendo da quelli che prevedono un’attività online a prevalenza frontale e passando progressivamente a quelli caratterizzati da una maggiore intensità di partecipazione.

Webcast

Web-eventi, webinar informativi, trasmissioni che alternano clip a commenti, conduzioni a più voci, racconti di esperienze… sono buoni esempi di comunicazione pochi-a-molti. In questo caso la partecipazione proposta si presenta in forma di fruizione attiva. Nelle dirette Facebook o nelle trasmissioni su YouTube, ad esempio, si possono fare commenti e domande, si possono esprimere apprezzamenti e disappunti. Anche le trasmissioni che si servono di piattaforme di videoconferenza possono impostare la funzionalità domande/risposte in modo che chi partecipa possa intervenire e commentare. Di questa tipologia fanno parte anche i tutorial didattici, che – pur facendo prevalere l’ascolto sull’interazione – consentono la possibilità di intervento in forma di commento.

Web-tutorial

I web-tutorial offrono sessioni di insegnamento strutturate per rendere capaci e autonomi in relazione ad argomenti definiti. La varietà di tutorial è enorme. Su YouTube sono disponibili tutorial di fattura, durata, fruibilità e qualità molto diverse per qualsiasi tema e argomento. Allo stesso modo, sui siti ufficiali delle diverse applicazioni, sono in genere disponibili varie forme di tutorial – brevi o lunghi – prodotti ad hoc o esito di registrazioni live. I tutorial sono video che avvicinano, spiegano, illustrano, introducono, guidano passo passo,  approfondiscono, suggeriscono trucchi e soluzioni applicative con l’obiettivo di abilitare chi è interessato ad apprendere le funzionalità e i possibili usi di un determinato programma.

Non solo nei web-tutorial realizzati in diretta, ma anche nelle registrazioni dei web-tutorial, fruibili in differita, un qualche grado di interazione può essere proposto. Chi conduce infatti sollecita e risollecita la possibilità di inviare domande e questioni che alimentano una seppur tenue interazione. 

Web-incontri

I web-incontri sono iniziative che assomigliano a seminari o convegni. La presa di parola è prevalentemente consentita a ospiti o relatori (panelist). Una o due figure conducono, tengono i tempi, collegano i diversi interventi, guidano la successione, raccolgono eventuali sollecitazioni che vengono espresse mediante la chat di interazione fra tutti i partecipanti o nella chat di scambio diretto con chi conduce. Nei web-incontri possono prendere parola più relatori, interagire fra loro, confrontarsi. Condotti live, ricordano il format dei dibattiti televisivi. Un modalità tipica dei web-incontri è quella del confronto fra relatori qualificati per competenza, esperienza o testimonianza, che portano i loro contributi in successione e poi interagiscono fra loro anche sulla base delle sollecitazioni dei partecipanti (pubblico).

Web-dialoghi, web-interviste

Per approfondire una questione specifica, si può organizzare un dialogo tra alcuni esperti o una intervista a una persona qualificata. La caratteristica dei dialoghi o delle interviste online in forma di evento è quella di riservare la parola a poche persone: chi conduce intervista una, due persone, consentendo più turni di parola sulla base di un canovaccio di domande. Per rendere l’incontro più partecipato, si può chiedere a chi si iscrive all’evento di inviare prima, in forma scritta, una serie di questioni e curiosità relative al tema definito. In questo modo si aiutano gli esperti a costruire il loro dialogo o si costruisce collettivamente la scaletta dell’intervista. In ogni caso, durante l’incontro live, è bene riservare sempre uno spazio per gli interventi del pubblico.

Webinar formativi

I webinar formativi possono muoversi da un registro più trasmissivo ad uno più interattivo in relazione alle modalità di conduzione. Queste possono essere strutturate in modo che alla presentazione di slide, filmati o interventi in video segua la discussione fra chi partecipa. Oppure, in alternativa, possono essere utilizzate modalità che – con il procedere dell’esposizione – sollecitino domande, contributi, interazioni. Il numero delle persone che partecipano è una variabile fondamentale per determinare il grado di interattività possibile: una partecipazione ampia rende più difficili gli scambi e sposta gli equilibri della sessione verso modalità più frontali, al contrario gruppi più piccoli aprono a domande, interventi, possibilità di ingaggio superiori fino a rendere immaginabili vere e proprie proposte di natura laboratoriale. I webinar formativi differiscono dai tutorial perché chi partecipa non assiste ad una presentazione registrata o in diretta quasi esclusivamente guidata da chi conduce, ma ha la possibilità di interagire oltre che di formulare domande. Non si tratta di una trasmissione uno/pochi a molti, piuttosto di un momento strutturato, condotto per favorire un processo di apprendimento interattivo.

In fase di promozione è fondamentale chiarire l’intensità della partecipazione richiesta. Molte persone infatti si iscrivono a un web formativo ma si aspettano un web-tutorial, ovvero una sessione formativa dalla quale ricavare indicazioni e che non prevede particolare confronto. Per altri invece la dimensione di scambio con chi conduce e con chi partecipa costituisce un aspetto importante non solo in termini di apprendimento ma di contatto relazionale.

Gruppi di lettura e di studio

Di come organizzare gruppi di lettura abbiamo scritto in questo post. Si possono organizzare gruppi per piacere o per interesse, nell’ambito di comunità di pratica e professionali, in contesti formativi ed educativi. Esistono modalità più tradizionali (il bibliotecario o chi tira le fila propone un titolo, ciascuno legge il libro privatamente e ci si ritrova per confrontarsi) e modalità più innovative e interattive come cerchi di lettura e di studio (per condividere letture e conoscenze di più persone intorno a un tema specifico); reading collettivi (momenti di socialità nei quali ciascuno propone letture in libertà); parole a caso (si scelgono parole a caso e da quei piccoli stimoli si condividono letture); non solo libri (si abbina alla lettura di testi altri ingredienti, per esempio l’ascolto della musica o la visione di video e film).

Web-laboratori (web-lab)

I web-lab non sono attività semplicissime da mettere in campo. Mirano a creare un contesto di interazione elevata, basata sulla collaborazione tra i partecipanti. I web-lab si realizzano intorno a un oggetto di lavoro: si condivide una domanda o un problema e si lavora insieme per sviluppare una risposta o una soluzione. I web-lab sono di fatto micro laboratori di progettazione. Vengono animati utilizzando mappe, canvas o altri strumenti di elaborazione a più mani, che consentono in poco tempo di guidare la discussione verso un risultato concreto. I web-lab sono momenti di sperimentazione online su questioni anche poco conosciute. Si differenziano dalle comunità di apprendimento per una conduzione più netta e orientata all’obiettivo e per la predeterminazione degli oggetti sui quali il gruppo viene chiamato a investigare e a lavorare. Si tratta di un contesto di ricerca e produzione collettiva.

Comunità di pratiche online

Le comunità di pratica sono contesti di apprendimento attraverso il confronto fra esperienze professionali. Si tratta di rendere disponibile un spazio/tempo – forse meno strutturato e guidato – per trovarsi e ritrovarsi, in una successione di incontri calendarizzati in precedenza o concordati progressivamente dal gruppo stesso. Come nei gruppi di studio e di lettura, l’obiettivo è creare un contesto di incontro e di scambio fra le persone, uno spazio di condivisione di esperienze e di apprendimenti, una dimensione di pensiero e di riflessione su temi e questioni di volta in volta identificati (o anche concordati in precedenza), un ambiente con livelli di autogestione variabili e modulabili. Le comunità di pratica online superano le distanze, offrono incontri aperti alla partecipazione anche discontinua, favoriscono contatti, sono un ritrovo che offre opportunità di aggiornamento informale. Un esempio di comunità di pratica sono i Webinar 231 che abbiamo proposto in queste settimane per confrontarci e aggiornarci reciprocamente, consentire lo scambio di soluzioni e strumenti, promuovere aiuti reciproci in riferimento agli adempimenti previsti dalle normative per la tutela della salute e sicurezza (d.lgs. 81/2008) e dalle normative per la responsabilità di impresa (d.lgs. 231/2001).

Gruppi di lavoro e di progettazione

I web-lab e le comunità di pratica online possono evolvere in veri e propri gruppi di lavoro e di progettazione costituiti da un insieme di persone che operano insieme con regolarità per sviluppare un progetto concreto. Sotto la guida di un persona che fa da punto di riferimento (project manager), i componenti del gruppo si incontrano periodicamente, si dividono i compiti, sviluppano lavoro personale e poi si confrontano. Per facilitare una collaborazione attiva e produttiva, i gruppi di lavoro e di progettazione utilizzano diversi strumenti: non solo la piattaforma per le riunioni a distanza, ma anche (almeno) uno spazio condiviso in cloud (organizzato in cartelle e sottocartelle ordinate e coerenti) e un gruppo whatsapp/telegram per le comunicazioni veloci.

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