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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Webinar 4P – preparare, proporre, promuovere e post-produrre

Luciano Barrilà e Graziano MainoPares

Di seguito alcune indicazioni pratiche per preparare, proporre, condurre e valutare webinar realizzabili utilizzando Zoom e Google Drive, a partire dalle nostre esperienze sul campo, esperienze che si sono fatte più intense in questi giorni di lavoro e formazione a distanza a causa dell’emergenza COVID-19.

P1 – Preparare il webinar

Il primo passo per realizzare webinar efficaci è la preparazione. Di seguito alcune indicazioni formulate per punti.

  • Circoscrivere l’argomento da affrontare. Conviene scegliere un argomento definito: è più facile esplorare i contenuti di un tema nuovo se non si esagera con informazioni generali, se non si introducono troppe informazioni di inquadramento e se si focalizzano gli elementi essenziali.
  • Preparare la scaletta dei punti da affrontare. Lavorando a distanza non è facile tenere il filo e l’attenzione: conviene preparare la scaletta dei punti che verranno trattati così da aiutare chi prende parte al webinar ad orientarsi e a seguire un piano di lavoro. Nel corso della conduzione – come vedremo più avanti – sarà poi essenziale tornare più volte a riproporre la scaletta, articolando l’argomento che si vuole affrontare e aiutando le persone a ritrovare il punto che si sta trattando e a metterlo in relazione con gli altri.
  • Identificare specifiche micro-attività. Per mantenere l’attenzione e favorire l’apprendimento a distanza – per ciascun punto che si intende affrontare – è opportuno preparare piccole attività da proporre a chi partecipa al webinar. Può essere sufficiente aver pronte alcune domande per i diversi punti che si affronteranno, o chiedere di interagire via chat su specifici passaggi, o anche sollecitare le persone che partecipano ad esprimere i propri punti di vista. Ciò che conta è spezzare il flusso unidirezionale riagganciando continuamente l’attenzione e l’attivazione, per favorire un processo attivo di apprendimento.
  • Simulare la conduzione. Una volta messi a fuoco i contenuti conviene fare una rapida prova del tempo richiesto per svilupparli e collegare a ciascun passaggio le sollecitazioni operative che si sono immaginate. La simulazione consente di calibrare la proposta ed eventualmente di riconfigurarla.
  • Co-condurre aiuta. Condurre una formazione a distanza è per molti aspetti più complicato di quanto non sia farlo in presenza. È più difficile mantenere il contatto visivo, raccogliere e interpretare le comunicazioni non verbali, i cenni di assenso, di perplessità, l’intenzione di porre una domanda che a volte traspare da una leggera tensione nello sguardo e nel volto. Può aiutare, allora, fare come i piloti d’aereo e condurre in coppia il webinar. Uno dei due formatori potrà seguire il flusso della scaletta formativa, le slide, la condivisione dello schermo, l’altro potrà prestare attenzione alla chat e ai gesti dei partecipanti per cogliere ciò che diversamente resterebbe inespresso.
  • Stabilire data e durata. Vi sono poi alcune attività che sono essenziali per passare alla successiva fase di promozione del webinar. In particolare la scelta del momento è importante, sia che si tratti di una proposta aperta, sia che si tratti di una sessione formativa rivolta ad esempio all’interno di una organizzazione. La durata dovrebbe essere contenuta (un’ora?) in considerazione del fatto che la formazione a distanza (la formazione in generale) è un’attività impegnativa. Quanto al giorno e all’ora, può essere d’aiuto collocare la formazione in momenti meno oberati da richieste o più facilmente liberabili da impegni. Decisamente non al centro della mattinata o del pomeriggio o il lunedì mattina.
  • Preparare il modulo di registrazione. In fase di preparazione è importante predisporre il modulo per l’iscrizione. Se il webinar verrà promosso via mail e via social e si vuol avere idea di quante persone parteciperanno, se si vuole avere un’email o un cellulare per poter attivare un secondo canale di contatto, per inviare aggiornamenti e se si vogliono raccogliere aspettative o richieste, allora il modulo – sempre breve e di rapida compilazione – diventa uno strumento essenziale.
  • Preparare il questionario di soddisfazione. È bene non trascurare un ultimo passaggio che consente di attrezzarsi per la conduzione del webinar: la predisposizione di un breve questionario per raccogliere feedback e ritorni da coloro che prenderanno parte al momento formativo. Presenteremo un possibile formulazione del questionario nel quarto punto del presente contributo.

P2 – Proporre il webinar

Il secondo passo per realizzare webinar efficaci è la promozione. Di seguito alcune indicazioni formulate per rapidi punti.

  • Individuare un titolo accattivante. Non si giudica un webinar dal titolo, ma un titolo accattivante favorisce la partecipazione. Per catturare l’attenzione e incuriosire il titolo dovrebbe essere breve e incisivo, chiaro rispetto a quelli che saranno i contenuti e capace di attivare la voglia di imparare qualcosa di nuovo.
  • Preparare la cartolina promozionale. Se i webinar sono più d’uno e lo spazio sulla cartolina scarseggia si può decidere di trasformarla in una locandina. Il nuovo spazio guadagnato permetterà anche di essere (un poco) più prolissi nel raccontare quello che accadrà durante l’incontro.
  • Lanciare e rilanciare la promozione. Per promuovere il webinar avete a disposizione tutti i canali di comunicazione dall’email, ai messaggi istantanei, ai social. Il consiglio è quello di evitare il semplice copia-incolla dell’invito su tutte le piattaforme ma di preparare piuttosto un testo da adattare, anche in minima parte, alle caratteristiche di ognuna.
  • Per quanto riguarda la propagazione via social è importante identificare tre o quattro hashtag ben focalizzati che permettano al post di essere trovato dagli utenti interessati a seguire specifici argomenti.
  • Inviare un promemoria 15 minuti prima dell’inizio del webinar. Molte persone trovano utile una mail o un messaggio che ricordi che di lì a poco inizia il webinar. Si tratta di un servizio di attivazione, che richiama l’attenzione e rende più semplice per tutti agganciarsi alla videochiamata. I vari strumenti dedicati generano solitamente un link diretto alla sessione che si può incollare nel promemoria consentendo a tutti di unirsi con un semplice click.  

P3 – Promuovere la partecipazione

Il terzo passo – il momento chiave – è la realizzazione vera e propria del webinar. Di seguito alcune indicazioni che ripercorrono i passaggi essenziali. Una nota introduttiva: se il webinar prevede molti partecipanti o se è impegnativo, conviene attivare una co-conduzione. Una facilitatrice o facilitatore conduce la parte relativa contenuti e spiegazioni, una seconda figura fornisce il supporto: predisposizione di domande, sostegno diretto a chi incontra difficoltà, predisposizione dei materiali, raccolta di domande. La doppia conduzione può davvero fare la differenza: in particolare nei webinar di discussione è utile a tracciare quanto emerge dal confronto fra i partecipanti.

  • Accogliere le persone che partecipano. Nella conduzione del webinar è fondamentale l’interazione con le persone che si collegano. Certamente i grandi numeri non consentono lo stesso scambio che può essere curato con piccoli numeri. In ogni caso è importante che chi conduce accolga le persone che si collegano (per questo come dicevamo sopra spesso si lavora in doppia conduzione, con una seconda figura che svolge un’attività di supporto). Per questo è bene aprire il collegamento con una quindicina di minuti di anticipo e salutare le persone che entrano in connessione.
  • Presentare le principali funzionalità della piattaforma. Il momento dell’accoglienza oltre che alle presentazioni dei partecipanti via via che si connettono, può anche essere utilizzato per illustrare le funzionalità essenziali della piattaforma che ospita il webinar. Non tutte le persone infatti sono necessariamente esperte o si sanno orientare con destrezza nell’ambiente tecnologico utilizzato per la formazione a distanza. Si tratta di spiegare come mettere in muto il microfono, come utilizzare la chat pubblica o la messaggistica diretta fra partecipanti, come scaricare la chat sul proprio computer.
  • Concordare se registrare o meno la sessione formativa. Sia per poter attestare l’attività formativa online, sia per poter rendere successivamente disponibile la sessione formativa, può accadere che si decida di registrare il webinar. In questo caso è fondamentale chiedere il consenso alle persone che partecipano, anche chiedendo che venga espresso per iscritto sulla chat. Vale la pena segnalare che alcune piattaforme (Zoom ad esempio) consentono la registrazione escludendo la ripresa di chi partecipa.
  • Avviare il webinar illustrando il programma formativo. L’avvio del webinar avviene con l’illustrazione degli argomenti e per poi entrare nel merito dei singoli punti previsti dal programma formativo della sessione. L’illustrazione del programma e la ripresa man mano che si procede dei passaggi svolti e da svolgere, aiuta chi prende parte alla formazione a collocarsi dentro un itinerario. La formazione a distanza è soggetta a diverse distrazioni: ciascuno vi prende parte in ambienti diversi, non sempre tranquilli, sottoposto interruzioni e a distrazioni non evitabili. Disporre di un tracciato, richiamarlo, aiutare a ricollocarsi e a mantenere il filo, offrire una mappa facilita i processi di apprendimento.
  • Chiedere ai partecipanti di interagire e di sperimentare. Un modo per avere feedback immediati sulla ricezione e l’elaborazione di quanto si sta presentando e per riattivare l’attenzione è chiedere ai partecipanti di attivarsi. Si può chiedere di rispondere a domande di attivazione o di formulare domande. O anche di rispondere a un rapido questionario. O anche di segnalare un link utile. O un pensiero… L’importante è promuovere la partecipazione attiva.
  • Raccogliere domande. Si tratta di un modo semplice e immediato per sollecitare la ripresa dei contenuti, la loro riconsiderazione e riorganizzazione. La chat in questo senso aiuta, favorisce infatti l’espressione di diversi contributi, attiva il confronto, stimola lo scambio e la condivisione di pensieri.
  • Ricapitolare. Per chiudere vale la pena dedicare un momento veloce a riprendere i punti importanti trattati così da offrire nuovamente una visione generale degli argomenti affrontati nella sessione. Per chiudere sono importanti tre rapidissimi passaggi.
  • Ricordare la possibilità di scaricare la chat. Prima di chiudere il collegamento, se la chat è stata particolarmente ricca, e anche per non perdere gli scambi intercorsi in privato fra chi ha preso parte al webinar, è bene ricordare la possibilità di esportare il file con tutti i messaggi scambiati; file utile per ragioni attestative e per le note alle quali si potrebbe dover ritornare.
  • Proporre il questionario. Il questionario di soddisfazione che avete preparato nella fase illustrata in precedenza, viene proposto ai partecipanti direttamente come link in chat. Essendo breve, in un paio di minuti può essere completato e fornire le indicazioni che verranno esaminate successivamente (riprendiamo il punto poco più avanti).
  • Salutare e ringraziare. Ultimi, ma fondamentali passaggi, sono i saluti e i ringraziamenti a chi ha partecipato. Con i saluti si chiude anche l’eventuale registrazione e si procede, una volta che i partecipanti hanno lasciato la sessione, a terminare il webinar.

P4 – Post-produrre

Terminato il webinar è importante mantenere aperto il contatto con i partecipanti per raccogliere opinioni, suggerimenti, domande non espresse durante la diretta o semplicemente elaborate una volta conclusa.

  • Eventualmente sistemare la chat. Se la chat prodotta nel corso del webinar è ricca di spunti, contiene link, indicazioni, pensieri e suggerimenti… allora vale la pena condividerla e inserirla tra i materiali da inviare a chi ha partecipato e a chi si era iscritto e per qualche ragione non è riuscito a collegarsi.
  • Inviare materiali, link, slide, contatti, foto o risposte. A volte la ricchezza di quello che succede in formazione non è condivisibile nel tempo del webinar. A volte si promettono materiali, sintesi, resoconti, pdf o link che non si hanno a pronta mano. Per questo è piuttosto frequente che al termine di un webinar sia opportuno inviare una mail a tutte le persone che vi hanno preso parte o che intendevano farlo per condividere materiali utili. L’invio della mail consente o può essere motivato dall’esigenza di inviare il questionario di soddisfazione o il calendario dei successivi appuntamenti.
  • Ringraziare. È fondamentale inviare una mail di ringraziamento. Sarà eventualmente questa mail che consente di inviare – insieme al questionario di cui diciamo nel punto successivo – eventuali materiali, link e la chat scaricata.
  • Acquisire il questionario. Anche se il questionario è stato proposto in chiusura della sessione webinar, vale la pena inviarlo di nuovo via mail, rendendolo disponibile alle persone che potrebbero non averlo potuto compilare. Il modo più semplice per farlo è predisporre un piccolo questionario di valutazione, utilizzando strumenti agili e gratuiti come Google Moduli. Poche domande, l’impegno massimo da chiedere ai partecipanti non dovrebbe superare i cinque minuti. La struttura che suggeriamo prevede quattro domande in totale, due chiuse e due aperte. Il questionario può essere inviato con una email di ringraziamento (avendo l’accortezza di rispettare la privacy dei partecipanti inserendo tutti gli indirizzi in copia nascosta). La mail può anche essere l’occasione per inviare il programma aggiornato delle proposte webinar, un modo prima per rilanciare la partecipazione e poi, una volta ricevute le risposte, per dare seguito alle eventuali domande lasciate.
  • Valutare i ritorni del questionario. Per considerare possibili spunti di miglioramento  è essenziale l’esame del questionario e la riconsiderazione del webinar condotto.

Per continuare

Abbiamo provato a mettere in ordine alcuni spunti dalla nostra esperienza. Naturalmente le indicazioni e suggerimenti utili sono incredibilmente di più. E anche le osservazioni critiche, i disappunti, le cose che non vanno, o non vanno in modo soddisfacente. Non esitate a segnalarci quello che ritenete possa essere di aiuto: considereremo tutto con attenzione e restituiremo a tutti le nostre riflessioni.

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