Parlare in pubblico: 3×3, 3×2, 9+1…
Questo post ha un duplice scopo
Il primo obiettivo del post è aiutarmi a preparare un intervento previsto per sabato 23 febbraio 2013. A tema Partecipazione e Volontariato. Insieme a Simona Carozzi e Alessio Inzaghi di Solevol (Centro di Servizi per il Volontariato di Lecco) animiamo un breve laboratorio in tre tappe sul tema della partecipazione nel volontariato: come coinvolgere nuovi volontari, come collaborare con altre organizzazioni, come estendere la partecipazione interna. E sabato devo presentare un’esperienza di coinvolgimento adottata da un gruppo di organizzazioni di volontariato.
Il secondo obiettivo del post è consentirmi di preparare un brevissimo promemoria per gli studenti e le studentesse che frequenteranno il corso di Psicosociologia dei gruppi e delle organizzazioni, in partenza il 07 marzo 2013. Il programma prevede che, nell’arco dei tre mesi di corso, chi partecipa realizzi (in piccoli gruppi) ricerche conoscitive su organizzazioni produttive. Al lavoro di ricerca segue la stesura di un report e – in un sessione di lavoro in plenaria – la presentazione degli aspetti salienti della ricerca agli altri gruppi. Verifica dello studio, lavoro di gruppo, cura della ricerca, qualità del report, efficacia della presentazioni sono le dimensioni considerate per esprimere un giudizio e un voto. Negli anni ho notato che tutte le cinque attività presentano specifiche difficoltà, ma che spesso ci si concentra sulle prime quattro, mentre nella realtà degli interventi di ricercazione e consulenza (come peraltro sottolinea Edgar H. Schein ne La consulenza di processo, Cortina, 2001, pp. 76-77) la restituzione è fondamentale. Trascurarla e sottovalutarla comporta il rischio di inficiare anche il lungo e impegnativo lavoro precedente (e sarebbe un peccato).
Il post si struttura in due parti. Nella prima presento una tecnica per facilitare gli interventi di presentazione in pubblico. Nella seconda parte, per disporre di un esempio concreto (da considerare e criticare) e per raccogliere le idee provo a strutturare l’intervento che farò sabato, ordinando le questioni che affronterò (9 punti + 1 domanda conclusiva).
1. La tecnica del 3×3 (e le sue varianti 2×3, 9+1, ecc.)
Non è la prima volta che suggerisco la tecnica del 3×3. Se avverto scetticismo rincaro la dose e asserisco che è possibile servirsi della variante 3×2. La verità è che – in forme più o meno simili – di tecniche così ne esistono molte, a partire dalla retorica antica (Roland Barthes, La retorica antica, Bompiani, 1972). Tutte le volte che propongo la tecnica so di far leva su autorità antiche ma anche sulla (ragionevole) certezza di proporre un ‘trucco’ efficace. Infatti ascoltare qualcuno parlare può essere la più noiosa delle esperienze (ahinoi). Riuscire a cavarsela senza annoiare un successo apprezzabile.
Quindi cos’è questa tecnica del 3×3?
È un tecnica semplicissima e tra la sua forza da tre elementi combinati: è facile da spiegare (e da ricordare), è facile da seguire, è facile da applicare, e così – in genere – dà risultati buoni (a volte ottimi, in ogni caso sempre migliori rispetto al non utilizzarla). Ecco i tre elementi:
- È facile da spiegare e ricordare. Se si deve parlare in pubblico – quale che sia l’occasione – è essenziale identificare il tema, l’argomento, il titolo dell’intervento per poi impegnarsi ad articolarlo in tre . Per ciascuna delle tre idee decidere (senza retrocedere di un millimetro) di trattare tre punti, di affrontare tre questioni, di dire tre cose (come si dice gergalmente). Come vedete non è difficile da spiegare, non è difficile da capire, non è difficile da ricordare, non è difficile da riportare ad altri. Un tema, da sviluppare in tre sottopunti. Tutto qui. Nulla di più.
- È facile da seguire. Non sono richieste competenze sovrumane per mettersi davanti a una domanda e provare a farsi venire quattro, cinque, sette, otto o nove cose da dire. Ok, non saranno idee rivoluzionarie, non saranno pensieri capitali, e non cambieranno il corso della storia, ma se devo dire qualcosa e mi preparo, raccolgo le idee, fisso i punti, la logica, la consequenzialità, i rimandi, le amorose corrispondenze argomentative, e… buona parte del lavoro è fatta. Una penna, un foglio, un tablet, uno smartphone, un portatile, insomma qualcosa per fissare i punti, per lavorarci, cesellarli e via, veloci. Una tecnica facile da applicare significa anche veloce. Esauriti i punti, fine della sessione di preparazione. Poi di solito vengono altre idee. E conviene non buttarle via, ma segnarsele. Possono tornare utili.
- È facile da applicare. Non servono particolari tecnologie. Si può benissimo fare a meno del proiettore. Si può decidere di avvertire il pubblico che si tratteranno tre aspetti del tema assegnato, ciascuno suddiviso i due punti. Non ci vuole la laurea in ingegneria gestionale per fare il conto: 3×2=6, e tenere il conto degli argomenti, sapendo man mano come si sviluppa il discorso. In questo modo chi ascolta riesce a seguire e a orientarsi. Nella mente di chi ascolta, anche se non si prendono appunti, si forma un percorso: «Adesso arriva il punto tre, ecco questo è il punto quattro, ne mancano due, vediamo dove va a parare…». A volte invece si numerano i punti: «il primo punto che voglio affrontare è… Il secondo invece… Questo è il settimo e ultimo punto…». Non è difficile. A volte poi si arriva a metà e si dice: «Ho trattato tre punti, adesso ne affronto altri tre e chiudo». È utile ricapitolarli con una parola per punto. O anche ricapitolarli alla fine (e questo è un buon modo di chiudere, vedremo poi nell’esempio che abbiamo scelto un altro modo, altrettanto efficace).
Naturalmente esiste una variante per studenti delle medie e per studenti delle superiori, una variante efficace nella preparazione delle interrogazioni, ma non questa l’occasione giusta per parlarne, quindi passiamo oltre.
La tecnica va seguita con scrupolo?
Sì, sono le circostanze che ci portano ad aggiungere, se serve, un ulteriore punto. Ma più si rimane aderenti all’accordo preso (prima di tutto con se stessi), maggiore è l’impatto che si ottiene.
Sono possibili varianti?
Ovvio che sì. In genere quando presento la tecnica gli interlocutori reagiscono con battute di spirito, e c’è sempre qualcuno che prova a cambiare le dimensioni della moltiplicazioni: “Posso fare 3×4? Posso fare 5×2? Posso fare 4×4?”. Certo che sì, il trucco è non superare il numero 10 come risultato.
Questa tecnica è una cosa seria?
No, questa tecnica non è una cosa seria. Ma funziona. Non ne farei un vessillo da crociata. Come dicevo mi sembra un trucco (ma se potessi scegliere mi piacerebbe scrivere un libro di truccologie).
Ma cos’è che la rende efficace?
Mah, le spiegazioni possono essere molteplici. Da un certo punto di vista il limite. Dover scegliere pochissime cosa da dire, spinge a pensarci, a ripensarci, a distillare, a rifinire, a focalizzare, a precisare… Un po’ come succede con Twitter: 140 caratteri e tutto si concentra (per un attimo) lì. Te la giochi tra la brevità e l’efficacia. E in genere viene bene. [A questo proposito si veda il libro citato in bibliografia].
Avvertenze (sempre riguardo alla tecnica 3×3)
Prima di passare all’esemplificazione vorrei dire ancora due cose sulla tecnica.
È importante focalizzare il tema, identificare bene l’argomento, formulare con cura la domanda. Questo passaggio, a ben pensarci, mi sembra la chiave di volta del procedimento. Se il titolo del tema è chiaro (soprattutto se ce l’ho chiaro, o se me lo sono chiarito), lo svolgimento non sarà poi così disagevole.
La seconda avvertenza la spenderei sullo sforzo di ingannarsi deliberatamente. Quando propongo la tecnica, di solito, più di un persona, chiede quanto è il tempo a disposizione. Possono accettare il limite dei 10 post-it, ma resistono all’idea di avere a disposizione solo 10 minuti. Su questo punto si incontrano le maggiori riottosità e le maggiori trasgressioni. E invece il punto va tenuto: 3×3 per un massimo di 10 minuti. Se si riuscisse a stare in 5 minuti sarebbe ancora più efficace (anche lasciando cadere qualche punto). Un buon modo per aiutarsi è quello di dimezzare deliberatamente il tempo a disposizione: se mi dicono che potrò parlare per 20 minuti, provo a stare in 10, se ne ho 15, punto a non superare gli 8 minuti (vedete che già forzo il limite che mi sono dato…). Tanto il tempo è sempre poco, meno del previsto e del programmato. Se dico cose moderatamente interessanti, almeno verrò apprezzato per l’acume di dirle senza stancare. Di solito invece le cose che si dicono – proprio grazie al lavorìo distillazione operato a monte – si rivelano interessanti. E se mi fermo, chi mi ascolta avrà modo di pensare, farmi una domanda, richiamarmi in gioco. C’è dunque qualcosa di seduttivo nella tecnica: se non mi spingo troppo avanti, evito il rifiuto, e preparo il terreno per l’aggancio. Non male!
2. Come favorire la partecipazione alle attività promosse da organizzazioni di volontariato?
Questo è il tema generale che mi è stato affidato. Ho pensato – tra tutte le cose che si potrebbero dire – di sottoporre all’attenzione dei partecipanti al percorso sulla partecipazione una pagina di pubblicità. La pubblico qui a fianco, mentre qui è scaricabile. Segnalo che la tecnica scelta non è la 3×3 ma la 9+1. Ci siamo accordati di non parlare per più di 10 minuti e di sottoporre all’attenzione dei partecipanti nove brevissime sollecitazioni (argomenti) e di concludere con una domanda.
Guardando una pagina di pubblicità (volontariato, fund raising, ma non solo…)
- Vorrei farvi notare i soggetti che prendono la parola: un marchio grande, in basso a destra come firma. “Un solo marchio, tante Non Profit”. Guardando con attenzione ci sono soggetti che vengono lasciati sullo sfondo?
- Vorrei farvi notare il messaggio (o meglio i messaggi): noi siamo diversi (cooperazione internazionale, contrasto all’emarginazione, donazioni per la ricerca), noi siamo uniti (ci impegniamo ad essere trasparenti e a fare le cose per le quali raccogliamo risorse), noi siamo affidabili (ci impegniamo a renderci verificabili attraverso l’Istituto Italiano Donazione). Quali altri messaggi contiene la pagina di pubblicità?
- Vorrei farvi notare i destinatari. Già, a chi si rivolge questa pagina? Ci sono destinatari impliciti e destinatari empliciti. Ci rivolgiamo a chi ci conosce e a chi non ci conosce. E se un’organizzazione è conosciuta… e gli amici dei miei amici sono miei amici, anche le altre organizzazioni diventano un po’ familiari, per una sorta di ‘effetto contagio’. E poi forse ci si rivolge alle organizzazioni meno grandi e famose… Perché sulla pagina compaiono tante organizzazioni di grandi dimensioni?
- Vorrei segnalare i vantaggi: ci si promuove insieme: si riducono i costi, e si moltiplicano gli effetti reputazionali e di affidabilità. Insieme si è più forti, ci si fa conoscere, si crea massa, si promuove la cultura della donazione. Come collaborare cercando il vantaggio per ciascuno e per tutti?
- Vorrei segnalare che si promuove un marchio e un servizio. Altre associazioni che fanno fund raising potrebbero aderire al marchio e venire verificate nei loro comportamenti.
- Vorrei segnalare la richiesta: “Partecipa con fiducia, dai il tuo contributo: dona scegliendo fra diverse possibilità”. Come chiedere in modo semplice?
- Vorrei segnalare il periodo: ci sono momenti per chiedere il coinvolgimento in forma di donazione e il Natale è uno di questi (Natale festa del dono). Quali altri momenti potrebbero funzionare?
- Vorrei segnalare il sito. Provate a farci un giro per vedere come il marchio dell’Istituto Italiano Donazione comunica…
- Vorrei segnalare il supporto che reca il messaggio. Ci si serve di un ‘contenitore’, di mezzo comunicativo: Internazionale. Un settimanale letto da un ampio target di lettori. Un settimanale che promuove lo stesso spirito critico (ma costruttivo) delle associazioni che si stanno visibilizzando (il mezzo è messaggio e contribuisce a potenziare la comunicazione).
- La domanda conclusiva. O meglio le domande… Pensando al coinvolgimento esterno cosa possiamo imparare da questa comunicazione pubblica? Cosa è replicabile? Che forma di coinvolgimento hanno in mente le organizzazioni che si sono rese visibili? Già, la domanda doveva essere una, me ne sono venute in mente tre. Anzi quattro: quali altre domande possiamo farci?
Risposte di riserva (a domande inattese)
Non è necessario sparare tutti i colpi. Anzi. Meglio tenere qualche cartuccia di riserva. Non si sa mai. Non tutte le idee che prendono forma nella fase di preparazione devono essere incluse nell’intervento. Qualcuna la si può tenere da parte. Più si è brevi, maggiore spazio c’è per le domande, e ci sarà spazio (se necessario) per aggiungere, precisare e completare.
Riferimenti
Barthes D., La retorica antica, Bompiani, 1972 (1970).
Sagolla D., 140 caratteri. La guida per essere brevi con stile, Baldini e Castoldi, 2012 (2009).
Schein E.H., La consulenza di processo. Come costruire relazioni d’aiuto e promuovere lo sviluppo organizzativo, Cortina, 2001 (1999).
3 comments on “Parlare in pubblico: 3×3, 3×2, 9+1…”
Dai, lascia un commento ;-)
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Molto interessante questa tecnica, perchè mi permette di avere le idee bene chiare in mente e dire solo le cose essenziali, che sono sempre le migliori. Inoltre con uno schema di questo tipo, se ben fatto, riesco a parlare in pubblico in maniera spontanea e leggendo pochissimo, quasi niente.
Grazie perchè molto utile.
A presto