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Pensieri, esplorazioni, ipotesi. Un confine incerto tra personale e professionale.

Richieste che mettono in difficoltà nella conduzione di gruppi di lavoro o di formazione

A chi conduce gruppi di lavoro, di formazione o di valutazione, può accadere di venire messi in difficoltà da azioni intervenienti da parte dei committenti. In questo post proviamo a descrivere quattro situazioni spiazzanti – e non del tutto infrequenti – con l’obiettivo di identificare contromisure ragionevolmente possibili per minimizzare gli effetti indesiderati che possono derivare dall’alterazione dell’impianto di lavoro.

Quando il committente modifica il programma concordato

Poco prima di iniziare un’attività di gruppo, può accadere che il committente chieda di modificare il programma concordato, motivando la richiesta con l’esigenza di trattare un argomento non previsto. Riservare spazio a un tema non considerato comporta modificare la scaletta dei lavori, riducendo il tempo già assegnato ai temi identificati in sede di progettazione. L’insorgere di tema inatteso comporta di prestare attenzione a come collegare ciò che viene inserito con gli altri temi oggetto di lavoro. Si tratterà poi di presentare la variazione di programma alle persone convocate.

Come minimizzare gli effetti destabilizzanti dei fuoriprogramma dell’ultimo momento? Come gestire la situazione? In generale conviene preparare programmi modulari che consentano di omettere un argomento o un approfondimento, così da poter creare spazio nel caso si presenti la necessità di dover far saltare qualcosa per fare spazio a richieste insorgenti o anche solo per dare spazio ad approfondimenti su richiesta di chi partecipa. Programmi concatenati in modo troppo stretto, e privi di digressioni scartabili, riducono le possibilità di manovra in risposta alle sollecitazioni del contesto (e del committente).

La richiesta di modificare il piano di lavoro è una questione che non investe solo la persona che conduce, ma l’intero gruppo di lavoro: in avvio, rimodulare la scaletta in modo esplicito consente di socializzare la modifica introdotta per ottenere assenso sull’accordo operativo che guida l’attività del gruppo e consente di coinvolgere il gruppo nel farsi carico in quota-parte della conduzione.

Siamo naturalmente partiti dall’assunto che il programma di lavoro sia stato preparato attraverso un confronto con i committenti. Resta fondamentale nei giorni immediatamente precedente prevedere un rapido contatto, anche solo via whatsapp o telefono, per avere conferma che è tutto a posto e che tutto si svolgerà come concordato. E maggiore è il tempo che intercorre tra la preparazione e l’evento che impegna il gruppo, maggiore è l’importanza del contatto nelle fasi precedenti la conduzione. Infatti è del tutto normale che tra la progettazione esecutiva e la realizzazione possano accadere eventi che sollecitano il committente, tanto da indurlo a pensare di utilizzare il momento di incontro per affrontare ciò che ritiene rilevante o impellente. Se dal punto di vista del committente può essere legittimo ritenere la presenza di più persone convocate una opportunità per trattare questioni di rilievo, dal punto di vista della conduzione, tale inserzione rischia di risultare svantaggiosa e disturbante.

Quando il committente invita ospiti inattesi

Una seconda difficoltà può presentarsi nella forma di un invito inatteso: il committente chiede all’ultimo momento che venga ospitato nel corso del momento di lavoro l’intervento di una persona, intervento non segnalato in occasione della progettazione esecutiva. Questa seconda alterazione dell’assetto di conduzione in qualche modo assomiglia alla precedente, ma presenta anche alcune particolarità. La responsabilità della conduzione rimane nelle mani di chi facilita: ciò che accade è l’ingresso nella scena di una persona alla quale dedicare spazio, che porterà elementi non concordati, sui quali chi conduce e chi commissiona non hanno potuto confrontarsi e insieme valutare come gestire e collegare alle attività del momento formativo. Chi conduce si trova anche a dover prestare attenzione al coinvolgimento del gruppo. Le situazioni più semplici sono quelle in cui, figure di rilievo delle organizzazioni coinvolte, vengono invitate a un breve intervento di apertura e di benvenuto. Queste in genere non sono situazioni destabilizzanti, sottraggono alcuni minuti e richiedono un minimo di tecnica di coinvolgimento e valorizzazione, in più svolgono una funzione positiva di riconoscimento e valorizzazione. Cosa diversa è apprendere pochi minuti prima di iniziare che ci sarà un intervento di un esperto o di una figura apicale di soggetti terzi, senza  aver ricevuto puntuali ragguagli.

Cosa si può fare per minimizzare interventi che corrono il rischio di risultare disturbanti e massimizzare invece l’opportunità che il committente ha immaginato di cogliere invitando un ospite nella sessione di lavoro o nel workshop a portare contributi o aiutare ad affrontare tematiche ritenute nodali? Come prima vale l’indicazione di tenere aperto un canale comunicativo con il committente che ha ingaggiato il facilitatore o il gruppo dei facilitatori: si tratta di mantenersi in contatto anche solo con whatsapp o una telefonata di conferma. La seconda cosa che si può fare (se è possibile) è concordare con l’ospite i tempi del suo intervento, considerando non solo lo spazio di parola per l’ospite ma anche per la discussione con/fra i partecipanti, infatti è abbastanza plausibile che al momento frontale segua uno scambio, un confronto su ciò che l’ospite ha portato all’interno del momento di lavoro collegiale. Per governare l’impatto che una presenza non prevista inserisce come novità, è importante modificare la slide che contiene il programma di lavoro segnalando l’esigenza di co-gestione della variazione rivolta gruppo. Si tratta di coinvolgere i partecipanti nella gestione dell’impatto che il cambiamento di programma avrà sulla scaletta dei lavori prevista. Al termine dell’incontro, nello spazio riservato a ricapitolare quello che è stato fatto insieme, è importante ricordare i cambiamenti nel piano di lavoro e come questi sono stati gestiti. Il committente poteva avere ottime ragioni per promuovere l’ospitalità ma le persone che partecipano potrebbero conservare la sensazione che non tutto è andato come si erano prefigurati dovesse svolgersi.

Quando il committente partecipa come osservatore silenzioso

Vediamo ora una terza situazione che in qualche modo può mettere in difficoltà la conduzione di gruppi di lavoro o l’animazione di seminari. Come abbiamo richiamato sopra, non è infrequente che il committente partecipi alle attività di gruppo, assumendo però una posizione laterale, fuori dai confini avvertibili del gruppo, mantenendosi in silenzio, scrivendo e osservando con molta (troppa) attenzione. Il gruppo avverte (e segnala con gli sguardi) la comunicazione veicolata dalla posizione nello spazio assunta dal committente, che sembra indicare – con una qualche ambivalenza – la non partecipazione alle attività, l’attività di osservazione silenziosa, vicinanza e distanza. A volte i partecipanti riportano una sensazione di osservazione minacciosa: “Come mai il capo o l capa sono stati presenti ma non hanno detto nulla, e ci guardavano senza parlare?”

Cosa può fare chi conduce? Può invitare a prendere parola, ad inserirsi avvicinando la sedia, può chiedere di esprimersi su un particolare aspetto oggetto di discussione, può invitare a fare una breve introduzione piuttosto che un commento. Ancora, è possibile nel corso delle attività fare movimenti discreti di coinvolgimento: se ci sono attività in piccolo gruppo invitare a prendervi parte, se ci sono momenti di confronto in plenaria chiedere di portare un contributo. A volte queste posizioni laterali in avvio si stemperano con la sola rapida presentazione e la richiesta di esplicitare le ragioni della partecipazione. A volte la soluzione può essere meno diretta: si può invitare il gruppo a ridisporre le sedie in una configurazione che faciliti gli scambi e – quasi naturalmente chi è fuori si ritrova ricatturato dal gruppo e si crea così uno spontaneo coinvolgimento che riavvicina e riporta in equilibrio le posizioni reciproche.

Quando il committente si sostituisce nella conduzione

Una quarta situazione maggiormente avversa può mettere in difficoltà conduttore o conduttrice: chi ha commissionato l’attività di gruppo, valutativa, formativa, progettuale, interviene non per fornire indicazioni nel merito delle attività, ma per guidare le attività, ad esempio richiamando al silenzio, chiedendo che le persone rispettino i  tempi, stabilendo che venga svolta un certa attività. Dovrebbe essere chiaro che non è in discussione la possibilità per il committente di intervenire: stiamo ponendo l’attenzione sul modo. Il committente, da componente del gruppo di lavoro, cambia improvvisamente posizione e prova ad assumere la conduzione. Può succedere che il committente si alzi, prenda la guida del lavoro, scriva direttamente sulla lavagna a fogli mobili, si collochi al centro della scena di lavoro e ‘spinga da parte’ la persona incaricata di animare le attività. Questo cambio di posizione è cosa diversa dal prendere parola e dal rivolgersi al gruppo e al conduttore ponendo la richiesta che particolari istanze che il committente ritiene importanti vengano considerate e discusse. Il committente tenta di sostituirsi a chi conduce senza averlo concordato, mosso da un’improvvisa attivazione (preoccupazione?). Si tratta di una situazione ben diversa dall’avere preso accordi per una co-conduzione. L’inghippo nasce proprio quando il committente ad un certo punto muta di posizione e inizia ad intervenire, manifestando difficoltà a stare nella posizione di partecipante, sovrapponendosi a (e correndo il rischio di svalutare) chi sta conducendo.

Chi conduce si ritrova in un attimo in una situazione delicata. Cosa può fare per ritrovare una condizione di lavoro meno disorientante? Se chi conduce sente di avere sufficiente autorevolezza può ricordare e riaffermare il proprio ruolo con una battuta: “Riprendo la conduzione, la responsabilità di facilitare le attività è affidata a me… Nessuno si preoccupi, penso io a tenere i tempi, a dare la parola, richiedere – se serve – attenzione”. Richiamare a sé la responsabilità della conduzione è un’azione forte che può venire mal tollerata dal committente che può avere in mente di raggiungere obiettivi particolari o può non sentirsi rassicurato dall’andamento delle attività.

Una seconda azione possibile è provare a trasformare l’azione del committente in un oggetto di cui l’intero gruppo può essere chiamato a farsi carico: “Come vedete il committente, con il suo comportamento sta mandando al gruppo alcuni segnali: proviamo a prestare attenzione a cosa ci vuole dire…”.  Anche questa seconda mossa è delicata: da un lato esplicita il tentativo di ingerenza nell’assetto di conduzione, da altra legittima l’azione del committente e il gruppo potrebbe non accogliere questa inserzione, anche sulla base di accordi iniziali maggiormente paritetici.

Una terza possibilità è di provare a proporre/concordare un momento di pausa (“Che ne dite se facciamo una breve pausa e poi riprendiamo…”) durante il quale ascoltare le esigenze del committente e riformulare gli accordi di conduzione. Vedersi esautorati dal committente (a volte dai committenti che si consultano e poi decidono di intervenire direttamente per contribuire – dal loro punto di vista una migliore conduzione) è una situazione oggettivamente delicata da gestire, che può accadere non sia gestibile nell’immediato e meriti piuttosto un momento di revisione post azione successiva per provare a comprendere le dinamiche che si sono innescate, le motivazioni e le emozioni in gioco.

Un punto fermo e un’indicazione (a me stesso)

Abbiamo provato a esaminare quattro situazioni non favorevoli; dalla modifica non concordata al programma di lavoro, al presentarsi di ospiti inattesi, dalla partecipazione laterale, silente e incombente, al tentativo di sostituirsi a chi è incaricato di condurre le attività in gruppo. Resta un punto: i committenti hanno tutto il diritto di proporre cambiamenti. E se lo fanno, hanno dal loro punto di vista ragioni rilevanti, opportune, impellenti. Non intendo quindi esprimere un giudizio negativo su committenti poco rispettosi di accordi operativi. Non sta al committente conoscere le sfumature e gli incagli delle metodiche di conduzione. Il punto è come non finire travolti o più semplicemente disturbati, da richieste o atteggiamenti (in)comprensibili e da comprendere.

Cosa posso fare (o cosa possiamo fare quando lavoro in tandem o in équipe) per minimizzare gli effetti non desiderabili delle entrate a gamba tesa da parte dei committenti. Forse, ancora una volta, prevenire è meglio che correre ai ripari. Conviene dunque, in particolare nelle situazioni in cui i committenti manifestano investimenti non routinari nelle attività seminariali, formative, collettive, non perdere il contatto con il committente, che – all’avvicinarsi del momento di lavoro – può attivarsi autonomamente, anche pensando di non generare problemi se informa solo sul momento il/la formatore di eventuali cambiamenti. Conviene dunque tenersi in stretta connessione con il committente, intensificando i contatti al crescere della rilevanza del momento di lavoro, evitando di ritenere che il silenzio vada interpretato come conferma che tutto sta procedendo per il meglio.

 

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