Coinvolgere è un lavoro paziente
Capita di organizzare eventi, percorsi formativi, incontri di confronto e… ottenere risultati di partecipazione non all’altezza delle aspettative, altalenanti, insufficienti.
Che coinvolgere sia un’attività complessa e delicata lo sappiamo, così come è plausibile immaginare che i fattori che influenzano la decisione di prendere parte a un momento di confronto sono davvero tanti, tra questi i fattori ostacolanti, interferenti o concorrenti: concomitanze di eventi interessanti, condizioni metereologiche avverse, campionati europei, partite del secolo, festival canori o altro.
Secondo alcuni l’ingrediente segreto è la qualità dei relatori.
Certo il potere persuasivo dell’ospite ha un suo peso, ma anche la sensazione che l’incontro abbia senso per le persone coinvolte gioca un ruolo attrattivo e la stessa qualità della divulgazione e della promozione sono aspetti da non sottovalutare.
La riflessione che voglio proporre ha che vedere con la capacità di invitare. Si tratta di un’azione che dipende direttamente da chi organizza l’evento.
Recentemente ho preso parte ad un laboratorio di avvio della progettazione partecipata dei piani sociali di zona. Il momento di lavoro ha registrato una presenza decisamente alta. Più del previsto, superiore alle aspettative.
Abbiamo cercato di capire quali elementi abbiano giocato a favore della scelta di liberare un pomeriggio infrasettimanale e decidere di prendere parte ad un incontro guidato. Un aspetto che ci è parso efficace è stato la modalità di invito praticata.
Gli inviti sono stati tre, tra il primo invito e il terzo le persone sono state contattate direttamente con una telefonata, con il risultato che delle 70 persone contattate, 45 hanno partecipato al laboratorio.
Il primo invito presentava l’iniziativa: un momento di confronto su possibili azioni per promuovere interventi educativi diffusi in una comunità, nell’ambito del piano sociale in costruzione per il prossimo triennio. Obiettivo del primo invito era spiegare il senso dell’iniziativa, anticipare la metodologia che sarebbe stata proposta ai partecipanti – un laboratorio di confronto -, esplicitare il cambiamenti di fondo che motivavano un momento di lavoro aperto alla pluralità di esperienze che si intendevano coinvolgere.
Il secondo invito riprendeva brevemente le intenzioni del momento di lavoro collettivo, forniva indicazioni logistiche dettagliate ed era motivato dal fornire le indicazioni per facilitare l’arrivo e il parcheggio. Si trattava di un pretesto abbastanza evidente per rilanciare l’invito e funzionava come una sorta di promemoria. Se il primo invito era stato mandato con circa tre settimane di anticipo, il secondo invito è stato mandato via mail circa una decina di giorni prima della data prevista per l’incontro, e in concomitanza sono state fatte le telefonate per illustrare l’iniziativa rispondere alle eventuali domande, dare spiegazioni dettagliate e raccogliere elementi utili per la conduzione del laboratorio.
Il terzo invito è stato mandato tre giorni prima e informava della possibilità di partecipare all’incontro inserendosi in corso di svolgimento o lasciando l’incontro in anticipo, con l’accortezza di rispettare alcuni momenti di ingresso e di uscita.
La scelta di curare il coinvolgimento reiterando gli inviti ci è parso che abbia funzionato nell’ingaggiare le persone, nel suscitare interesse, nel facilitare la possibilità di partecipare anche in ragione delle concrete disponibilità di tempo delle persone invitate.
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